โดย taemmynatchapon » 03/07/2018 1:28 pm
หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงการธุรกิจ โดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่าง หนึ่งในการดําเนินธุรกิจ โดยถือเป็นการสื่อสารทางธุรกิจรูปแบบหนึ่งที่ยังคงมีความสําคัญต่อวงการธุรกิจ ทั้งในด้านการประหยัด ความสะดวกรวดเร็ว การให้รายละเอียดข้อมูล การใช้เป็นหลักฐาน และเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ ซึ่งจดหมายธุรกิจในปัจจุบันนี้มีด้วยกันหลากหลายชนิด ขึ้นอยู่กับการนําไป ใช้ให้เหมาะสม
ประโยชน์ของจดหมายธุรกิจ
- 1. เป็นเอกสารป้องกันการคลาดเคลื่อน
- 2. เป็นเครื่องมือให้รายละเอียดข้อมูล
- 3. เป็นหลักฐานในการอ้างอิงข้อมูล
- 4. เป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อทางธุรกิจ
- 5. เป็นเครื่องมือที่ประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย
ลักษณะของจดหมายธุรกิจที่ดี
การเขียนจดหมายธุรกิจให้มีประสิทธิผลสูงสุดนั้น ผู้เขียนจดหมายควรคํานึงถึงลักษณะที่ดีของ จดหมายธุรกิจ ดังนี้
- 6. มีความสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อย
หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ
หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ แบ่งออกเป็น 3 ระยะ ดังนี้
1. ก่อนการเขียน
- -เขียนถึงใคร เลือกคำขึ้นต้น คำลงท้าย ตลอดจนถ้อยคำสำนวนให้เหมาะสม
- -เขียนเรื่องใดบ้าง คิดให้รอบคอบและแน่นอนก่อนว่าจะเขียนเรื่องใดบ้าง และต้องหาข้อมูลให้ถูกต้องชัดเจน
- -เขียนทําไม เพื่อจะได้ระบุวัตถุประสงค์ลงไปให้ชัดเจน แน่นอน เช่น เพื่อขอความร่วมมือ เพื่อแจ้งให้ทราบ เป็นต้น
- -เขียนอย่างไร เพื่อกำหนดรูปแบบของจดหมาย ควรมีเนื้อความกี่ตอน
2. ขณะที่เขียน
- -ลําดับใจความของจดหมายให้เป็นเหตุเป็นผล ต้องกล่าวถึงสาเหตุให้ ชัดเจนก่อนว่าใคร ทําอะไร ที่ไหน เมื่อใด แล้วจึงแจ้งวัตถุประสงค์ให้ผู้รับจดหมายทราบว่าต้องการอะไร
- -รักษารูปแบบให้ถูกต้อง ระมัดระวังในเรื่องการจัดระยะ การแบ่งย่อหน้า การเว้นระยะบรรทัด การเว้นกั้นหน้า– กั้นหลัง เป็นต้น
- -ใช้ภาษาให้ถูกต้องสละสลวย ใช้ถ้อยคําสํานวนให้เหมาะสมแก่สถานภาพของผู้รับจดหมาย
2. หลังการเขียน
- ผู้เขียนควรตรวจทานจดหมายที่เขียน เสร็จแล้วซ้ำาอีกครั้งว่าไม่มีข้อบกพร่องใด ๆ
ส่วนประกอบของตัวจดหมาย
1.กระดาษและซองจดหมาย
- ใช้กระดาษขนาด 8.5x11 นิ้ว และใช้หน้าเดียว หาก ไม่พอให้ต่อแผ่นที่สองโดยมีข้อความที่ค้างมาจากหน้าแรกอย่างน้อย 2 บรรทัด 1 ย่อหน้า
2. ที่อยู่ผู้ส่ง
- อยู่ส่วนบนของจดหมาย โดยทั่วไปนิยมใส่ชื่อที่อยู่ของบริษัทและใส่ ตราบริษัท ( Logo ) หมายเลขโทรสาร ( ถ้ามี ) ไว้ด้วย
3. เลขที่จดหมาย
- ส่วนนี้เป็นส่วนประกอบที่ไม่บังคับ อาจมีหรือไม่มีก็ได้
4. วัน เดือน ปี
- นิยมใช้เลขอารบิค ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปีพุทธศักราชที่ออกจดหมาย
5. ที่อยู่ผู้รับ
- จดหมายธุรกิจจํานวนมากไม่นิยมใส่ส่วนนี้ไว้เนื่องจากไม่เห็นความจําเป็น มีหรือไม่มีก็ได้
6. คําขึ้นต้น
- นิยมใช้คําว่า “ เรียน ” และตามด้วย ตําแหน่งหรือชื่อที่ถูกต้องของผู้ที่จดหมายนั้นมีถึง
7. เรื่อง
- สาระสําคัญสั้น ๆ ที่ครอบคลุมใจความทั้ งหมดของเนื้อหาของจดหมาย
8. อ้างอิง
- มีหรือไม่ก็ได้ ส่วนใหญเป็นการเท้าความการติดต่อกันที่มีมาก่อน
9. เนื้อความ
- เนื้อหาหรือสาระสําคัญของจดหมาย
10. คําลงท้าย
- นิยมใช้คําว่า ขอแสดงความนับถือ
11. ลายมือชื่อ
12. ชื่อเต็มและตําแหน่ง
13. สิ่งที่ส่งมาด้วย
- ระบุสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมาย
รูปแบบของจดหมายธุรกิจ
แบ่งได้ดังนี้
1. จดหมายธุรกิจแบบไทย
- มีรูปแบบเหมือนกับจดหมายราชการแต่แตกต่างไปบ้างโดยตัดคําว่า ที่ เรื่อง อ้างถึง
2. จดหมายธุรกิจแบบสากล
- คือจดหมายที่นําเอารูปแบบของต่างประเทศมาใช้ ไม่นิยมใช้เครื่องหมายวรรคตอน
[img]https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/5/52/Business_Reply_Mail.svg[/img]
[b]หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ[/b]
จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงการธุรกิจ โดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่าง หนึ่งในการดําเนินธุรกิจ โดยถือเป็นการสื่อสารทางธุรกิจรูปแบบหนึ่งที่ยังคงมีความสําคัญต่อวงการธุรกิจ ทั้งในด้านการประหยัด ความสะดวกรวดเร็ว การให้รายละเอียดข้อมูล การใช้เป็นหลักฐาน และเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ ซึ่งจดหมายธุรกิจในปัจจุบันนี้มีด้วยกันหลากหลายชนิด ขึ้นอยู่กับการนําไป ใช้ให้เหมาะสม
ประโยชน์ของจดหมายธุรกิจ
[list]1. เป็นเอกสารป้องกันการคลาดเคลื่อน[/list]
[list]2. เป็นเครื่องมือให้รายละเอียดข้อมูล[/list]
[list]3. เป็นหลักฐานในการอ้างอิงข้อมูล[/list]
[list]4. เป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อทางธุรกิจ[/list]
[list]5. เป็นเครื่องมือที่ประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย[/list]
[b]ลักษณะของจดหมายธุรกิจที่ดี[/b]
การเขียนจดหมายธุรกิจให้มีประสิทธิผลสูงสุดนั้น ผู้เขียนจดหมายควรคํานึงถึงลักษณะที่ดีของ จดหมายธุรกิจ ดังนี้
[list]1. มีความชัดเจน[/list]
[list]2. มีความสมบูรณ์[/list]
[list]3. มีความกะทัดรัด[/list]
[list]4. มีความสุภาพ[/list]
[list]5. มีความถูกต้อง[/list]
[list]6. มีความสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อย[/list]
[list]7. มีความระลึกถึงผู้อ่าน[/list]
[b]หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ[/b]
หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ แบ่งออกเป็น 3 ระยะ ดังนี้
1. ก่อนการเขียน
[list]-เขียนถึงใคร เลือกคำขึ้นต้น คำลงท้าย ตลอดจนถ้อยคำสำนวนให้เหมาะสม[/list]
[list]-เขียนเรื่องใดบ้าง คิดให้รอบคอบและแน่นอนก่อนว่าจะเขียนเรื่องใดบ้าง และต้องหาข้อมูลให้ถูกต้องชัดเจน[/list]
[list]-เขียนทําไม เพื่อจะได้ระบุวัตถุประสงค์ลงไปให้ชัดเจน แน่นอน เช่น เพื่อขอความร่วมมือ เพื่อแจ้งให้ทราบ เป็นต้น[/list]
[list]-เขียนอย่างไร เพื่อกำหนดรูปแบบของจดหมาย ควรมีเนื้อความกี่ตอน[/list]
2. ขณะที่เขียน
[list]-ลําดับใจความของจดหมายให้เป็นเหตุเป็นผล ต้องกล่าวถึงสาเหตุให้ ชัดเจนก่อนว่าใคร ทําอะไร ที่ไหน เมื่อใด แล้วจึงแจ้งวัตถุประสงค์ให้ผู้รับจดหมายทราบว่าต้องการอะไร[/list]
[list]-รักษารูปแบบให้ถูกต้อง ระมัดระวังในเรื่องการจัดระยะ การแบ่งย่อหน้า การเว้นระยะบรรทัด การเว้นกั้นหน้า– กั้นหลัง เป็นต้น[/list]
[list]-ใช้ภาษาให้ถูกต้องสละสลวย ใช้ถ้อยคําสํานวนให้เหมาะสมแก่สถานภาพของผู้รับจดหมาย[/list]
[list]-สะอาด เป็นระเบียบ
[/list]
2. หลังการเขียน
[list]ผู้เขียนควรตรวจทานจดหมายที่เขียน เสร็จแล้วซ้ำาอีกครั้งว่าไม่มีข้อบกพร่องใด ๆ [/list]
[b]ส่วนประกอบของตัวจดหมาย[/b]
1.กระดาษและซองจดหมาย
[list]ใช้กระดาษขนาด 8.5x11 นิ้ว และใช้หน้าเดียว หาก ไม่พอให้ต่อแผ่นที่สองโดยมีข้อความที่ค้างมาจากหน้าแรกอย่างน้อย 2 บรรทัด 1 ย่อหน้า[/list]
2. ที่อยู่ผู้ส่ง
[list]อยู่ส่วนบนของจดหมาย โดยทั่วไปนิยมใส่ชื่อที่อยู่ของบริษัทและใส่ ตราบริษัท ( Logo ) หมายเลขโทรสาร ( ถ้ามี ) ไว้ด้วย[/list]
3. เลขที่จดหมาย
[list]ส่วนนี้เป็นส่วนประกอบที่ไม่บังคับ อาจมีหรือไม่มีก็ได้ [/list]
4. วัน เดือน ปี
[list]นิยมใช้เลขอารบิค ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปีพุทธศักราชที่ออกจดหมาย[/list]
5. ที่อยู่ผู้รับ
[list]จดหมายธุรกิจจํานวนมากไม่นิยมใส่ส่วนนี้ไว้เนื่องจากไม่เห็นความจําเป็น มีหรือไม่มีก็ได้[/list]
6. คําขึ้นต้น
[list]นิยมใช้คําว่า “ เรียน ” และตามด้วย ตําแหน่งหรือชื่อที่ถูกต้องของผู้ที่จดหมายนั้นมีถึง[/list]
7. เรื่อง
[list] สาระสําคัญสั้น ๆ ที่ครอบคลุมใจความทั้ งหมดของเนื้อหาของจดหมาย[/list]
8. อ้างอิง
[list]มีหรือไม่ก็ได้ ส่วนใหญเป็นการเท้าความการติดต่อกันที่มีมาก่อน [/list]
9. เนื้อความ
[list]เนื้อหาหรือสาระสําคัญของจดหมาย[/list]
10. คําลงท้าย
[list]นิยมใช้คําว่า ขอแสดงความนับถือ[/list]
11. ลายมือชื่อ
12. ชื่อเต็มและตําแหน่ง
13. สิ่งที่ส่งมาด้วย
[list]ระบุสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมาย[/list]
[b]รูปแบบของจดหมายธุรกิจ[/b]
แบ่งได้ดังนี้
1. จดหมายธุรกิจแบบไทย
[list]มีรูปแบบเหมือนกับจดหมายราชการแต่แตกต่างไปบ้างโดยตัดคําว่า ที่ เรื่อง อ้างถึง[/list]
2. จดหมายธุรกิจแบบสากล
[list]คือจดหมายที่นําเอารูปแบบของต่างประเทศมาใช้ ไม่นิยมใช้เครื่องหมายวรรคตอน[/list]