ปิดประมวลผลสิ้นปี,โปรแกรมบัญชี Express

[sasitorn]

ปิดประมวลผลสิ้นปี,โปรแกรมบัญชี Express

ในบทความนี้จะแนะนำขั้นตอนการทำงานในโปรแกรมบัญชี Express หลังจากขึ้นรอบบัญชีใหม่ หรือขึ้นปีใหม่ รวมไปถึงวิธีการประมวลผลสิ้นปี ซึ่งเป็นการปิดบัญชีของปีเก่า เพื่อให้โปรแกรมทำการคำนวณหายอดกำไรขาดทุน ลบข้อมูลของปีเก่า รวมถึงการยกยอดบัญชีคงเหลือของปีเก่าไปยังปีใหม่

ซึ่งจากตัวอย่างในบทความนี้จะแสดงขั้นตอนการปิดประมวลผลสิ้นปีของบริษัทที่มีการป้อนข้อมูลมาต่อเนื่องในปี 2554 และ 2555 (โดยที่ปีปัจจุบันคือปี 2556) และต้องการจะปิดบัญชีของปี 2554
โดยมีขั้นตอนปฏิบัติดังต่อไปนี้
1. สำรองข้อมูล
2. ตรวจสอบและขยายรอบบัญชี
3. สั่งผ่านรายการไปยังแยกประเภท (สำหรับเวอร์ชั่น x.5)
4. ตรวจสอบข้อมูล
5. ปรับปรุงรายการบัญชี และพิมพ์รายงานที่สำคัญ
6. สร้างบริษัทใหม่
7. ปิดประมวลผลสิ้นปี
(คุณสามารถศึกษาขั้นตอนการปิดประมวลผลอย่างละเอียดได้จาก คู่มือการใช้งานโปรแกรมบัญชี Express หน้า 353)

1. สำรองข้อมูล การปกป้องและรักษาข้อมูลให้ปลอดภัยนั้น ขั้นตอนที่สำคัญประการหนึ่งคือ การสำรองข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับข้อมูลทางบัญชีซึ่งมีความสำคัญมาก การสำรองข้อมูลควรจะทำในทุกๆ วัน หรืออาจจะบ่อยขึ้นกว่านั้น หากมีการป้อนข้อมูลเข้าไปในระหว่างวันเป็นจำนวนมาก หรือก่อนที่จะมีการแก้ไขข้อมูลที่สำคัญในโปรแกรมบัญชี Express ซึ่งรวมถึงการประมวลผลสิ้นปี ก็มีความจำเป็นที่จะสำรองข้อมูลเอาไว้ก่อนที่จะเริ่มลงมือดำเนินการ
- ขั้นตอนการสำรองข้อมูล สามารถทำได้จากเมนูอื่นๆ ข้อ 1.1 สำรองข้อมูล ดังรูป

10.jpg (36.16 KiB) Viewed 2491 times

- จากนั้นให้เลือกว่าจะบันทึกไฟล์สำรองข้อมูลนี้ ไปไว้ที่ไดร์ฟและโฟลเดอร์ใด ซึ่งขอแนะนำให้สำรองไว้ในสื่อบันทึกข้อมูลที่อยู่ภายนอกคอมพิวเตอร์ที่เราใช้งานเป็นประจำ เช่น อาจจะสำรองใส่ Flash Drive , Thumb Drive จากในรูป เป็นการเลือกสำรองเอาไว้ในไดร์ฟ G: โดยชื่อไฟล์สำรองข้อมูลคือ Express.5 เมื่อตรวจสอบความถูกต้องแล้ว ให้คลิกปุ่ม ‘เริ่มสำรอง’

11.jpg (28.23 KiB) Viewed 2491 times

2. ตรวจสอบและขยายรอบบัญชี ปัญหาหนึ่งที่ผู้ใช้งานมักจะประสบปัญหาในตอนเรียกเข้าใช้งานโปรแกรมหลังจากขึ้นปีใหม่ คือ ระบบจะแจ้งเตือนว่าวันที่ไม่อยู่ในงวด เพราะแม้ว่าในระบบบัญชีสำเร็จรูป Express นั้น คุณสามารถป้อนข้อมูลต่อเนื่องได้ถึง 2 ปีโดยไม่จำเป็นต้องปิดบัญชีของปีเก่า อย่างไรก็ตามหากคุณป้อนข้อมูลต่อเนื่อง 2 ปี (เช่น ข้อมูลของปี 2554 และ 2555) และยังไม่ได้ปิดบัญชีเลย เมื่อขึ้นปีใหม่ (2556) ขณะที่เรียกเข้าใช้งานโปรแกรม จะพบกับข้อความแจ้งเตือนของโปรแกรมว่า วันที่ทำการนี้ไม่อยู่ในรอบบัญชี ดังรูป

12.jpg (14.02 KiB) Viewed 2491 times

13.jpg (7.76 KiB) Viewed 2491 times

- ซึ่งขั้นตอนการแก้ไข สามารถทำได้โดยป้อนวันที่ที่อยู่ภายในรอบบัญชีเข้าไป (วันที่ใดๆ ที่อยู่ในช่วงตั้งแต่ 01/01/2554 – 31/12/2555) หรืออาจจะกดปุ่ม <ESC> ไปเรื่อยๆ จนกว่าจะเข้าหน้าเมนูของโปรแกรมได้
- จากนั้นเพื่อไม่ให้ข้อความนี้ เตือนขึ้นมาทุกครั้งที่เรียกเข้าใช้งานโปรแกรม ให้คุณไปที่เมนูกำหนดรอบบัญชี (เมนูเริ่มระบบ ข้อ 3.) จากนั้นคลิกปุ่มแก้ไข และไปที่งวดที่ 24 เปลี่ยนจากวันที่สิ้นสุดรอบบัญชีเดิม (ตามตัวอย่างคือ 31/12/2555) ให้เป็นวันที่ที่คุณคาดว่าจะสามารถปิดประมวลผลหรือปิดบัญชีข้อมูลของปีเก่าได้เสร็จสิ้น เช่น จากในรูปข้างล่างนี้ ได้ขยายไปจนถึง 31/12/2556 ซึ่งหมายถึงเราจะสามารถป้อนข้อมูลได้ถึงวันที่ 31/12/2556 โดยที่ยังไม่จำเป็นต้องปิดบัญชีของปีเก่า

14.jpg (32.99 KiB) Viewed 2491 times

จากนั้นให้ตรวจสอบว่าวันที่เริ่มรอบบัญชี ไปจนถึงวันสิ้นงวดที่ 12 เป็นรอบบัญชี 1 ปีที่เราต้องการจะปิดบัญชีใช่หรือไม่
เพราะการปิดประมวลผลในโปรแกรมบัญชี Express ระบบจะทำการประมวลและคำนวณหายอดที่จะยกไปในปีใหม่ให้ถึงงวดที่12 ดังนั้นให้เราตรวจสอบให้แน่ใจอีกครั้งหนึ่งว่างวดที่ 12 จะต้องเป็นวันที่สิ้นปีของปีที่จะปิดประมวลผล เช่น จากตัวอย่างวันที่เริ่มรอบบัญชีเป็นวันที่ 01/01/54 ดังนั้นงวดที่ 12 จะต้องเป็นวันที่ 31/12/54 ทั้งนี้เพื่อให้โปรแกรมยกยอดไปยังวันเริ่มรอบบัญชีใหม่ (01/01/2555) อย่างถูกต้อง ซึ่ง หลังจากที่คุณได้ทำขั้นตอนการปิดประมวลผลเสร็จเรียบร้อย โปรแกรม Express จะเปลี่ยนวันที่เริ่มรอบบัญชีใหม่ (ในหน้าจอกำหนดรอบบัญชีนี้) ให้เป็นวันที่ 01/01/2555 โดยอัตโนมัติ เมื่อกำหนดค่าและตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่มบันทึกข้อมูล
หมายเหตุ ห้ามแก้ไขวันที่เริ่มรอบบัญชีด้วยตนเอง เพราะจะทำให้ข้อมูลยอดยกมา และยอดคงเหลือในทุกๆ ระบบของโปรแกรมผิดไปจากเดิม

3. สั่งผ่านรายการบัญชีไปยังแยกประเภท หากใช้งานโปรแกรมเวอร์ชั่นสรรพากร (เลขเวอร์ชั่นของโปรแกรมจะลงท้ายด้วย x.5 เช่น เวอร์ชั่น 1.5 หรือ 5.5) เพราะหากยังไม่ได้ทำการผ่านรายการ จะไม่มีตัวเลขไปปรากฏในรายงานทางบัญชี เช่น รายงานแยกประเภท งบดุล งบกำไรขาดทุน และหลังจากผ่านรายการไปยังแยกประเภทแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในเอกสารที่ผ่านรายการนั้นได้อีก ดังนั้นจึงขอให้ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลบัญชี ก่อนการปฏิบัติในขั้นตอนนี้
- ไปที่เมนูบัญชี ข้อ 1 ลงประจำวัน เลือกเมนูย่อยข้อ 1 รายการที่ยังไม่ผ่านบัญชี และเลือกสมุดรายวันเล่มที่มีรายการที่ยังไม่ผ่านบัญชี เช่น สมุดรายวันขาย

15.jpg (60.38 KiB) Viewed 2491 times

- คลิกที่ปุ่ม เลือกรายการผ่านบัญชี ดังรูป

16.jpg (41.57 KiB) Viewed 2491 times

- ระบบจะแสดงหน้าจอให้กำหนดช่วงเลขที่เอกสาร และวันที่ที่ต้องการผ่านรายการ หากต้องการผ่านบัญชีในสมุดรายวันทุกเล่ม ตามช่วงวันที่ที่กำหนด ให้ปล่อยช่อง ‘ใบสำคัญจาก’ ว่างเอาไว้ และกำหนดค่าในช่อง ‘ถึง’ ให้เป็นเลขเก้าไทย ดังรูป จากนั้นกำหนดช่วงวันที่ ที่เราต้องการจะปิดประมวลผลสิ้นปี ซึ่งควรจะกำหนดเป็นทั้งปี เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลบัญชีของปีเก่าทุกๆ รายการจะถูกผ่านไปยังแยกประเภททั้งหมด เมื่อเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม ‘ทำงาน’

17.jpg (12.81 KiB) Viewed 2491 times

4. ตรวจสอบข้อมูล เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลมีการอัพเดทล่าสุดแล้ว (หากคุณใช้งานโปรแกรมบัญชี Express บนระบบแลน ก่อนจะเริ่มขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลนี้ ต้องให้ทุกเครื่องออกจากโปรแกรมไปก่อน) โดยขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลจะเริ่มจาก
- จัดเรียงข้อมูล (เข้าที่เมนูอื่นๆ ข้อ 1 จัดการแฟ้มข้อมูล ข้อ 6 จัดเรียงข้อมูล) โดยจัดเรียงทุกระบบ

18.jpg (26.5 KiB) Viewed 2491 times

- คำนวณยอดเจ้าหนี้ (ที่เมนูซื้อข้อ 8 คำนวณยอดเจ้าหนี้ใหม่)

19.jpg (10.68 KiB) Viewed 2491 times

ที่มา: บริษัท เอ็กซ์เพรสซอฟต์แวร์กรุ๊ป จำกัด

[sasitorn]

- คำนวณยอดลูกหนี้ (ที่เมนูขายข้อ B คำนวณยอดลูกหนี้ใหม่)

20.jpg (10.69 KiB) Viewed 2488 times

- คำนวณยอดสินค้าจากเมนูสินค้าข้อ 7/4 คำนวณยอดสะสม/คงเหลือ/ลงบัญชี

21.jpg (12.82 KiB) Viewed 2488 times

- คำนวณยอดทางบัญชีใหม่ (ที่เมนูบัญชี ข้อ A) โดยระบุงวดในการคำนวณเป็น 1 ถึง 24

22.jpg (8.33 KiB) Viewed 2488 times

5. พิมพ์รายงานที่สำคัญ ตามหลักการทางบัญชี คุณอาจจะต้องมีการทำรายการปรับปรุงในสมุดรายวัน เช่น ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย รายได้ค้างรับ หนี้สงสัยจะสูญ รายการกลับบัญชี หรือในกรณีที่คุณใช้ระบบการบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Periodic ก็ต้องมีการทำรายการปิดบัญชีสินค้าต้นงวด และบันทึกยอดสินค้าคงเหลือปลายงวดในสมุดรายวันนี้ด้วยเช่นเดียวกัน (อ่านรายละเอียดได้จากคู่มือการใช้งานโปรแกรม Express for Windows หน้า 353)
จากนั้นเพื่อเก็บเป็นเอกสารหลักฐานข้อมูลของปีเก่า เพราะหลังจากที่มีการปิดประมวลผลสิ้นปีไปแล้ว ข้อมูลการเดินรายการของปีเก่าทั้งหมดที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว (เช่น บิลซื้อ บิลขาย ที่รับหรือจ่ายชำระหนี้เสร็จสิ้นแล้ว รวมถึงรายการบัญชีในสมุดรายวัน) จะถูกลบทิ้งไปทั้งหมด เหลือไว้เพียงยอดยกมาในปีใหม่เท่านั้น เพราะฉะนั้นในขั้นตอนนี้ คุณอาจจะพิมพ์รายงานที่ต้องการเก็บเอาไว้ก่อน เช่น งบดุล งบกำไรขาดทุน รายงานลูกหนี้ รายงานเจ้าหนี้ หรือรายงานสินค้าคงเหลือ และยังสามารถใช้ประโยชน์ในการตรวจสอบกับยอดหลังจากปิดประมวลผลเสร็จสิ้นแล้ว ว่ามียอดที่ถูกต้องตรงกันหรือไม่

6. สร้างบริษัทใหม่ เพื่อแยกข้อมูลของปีใหม่ไว้ในอีกที่เก็บข้อมูลหนึ่งซึ่งจะทำให้เราสามารถดู ข้อมูลของปีเก่า และปีใหม่เปรียบเทียบกันได้ตลอดเวลา โดยขอยกตัวอย่างโดยให้ "ข้อมูล 54" คือข้อมูลที่เราป้อนข้อมูลมาจนถึงปัจจุบันและต้องการนำข้อมูลดังกล่าวมาทำ การประมวลผลสิ้นปีและใช้งานต่อในปี 55 มีขั้นตอน ดังนี้
- เข้าที่เมนูเริ่มระบบข้อ 8 แล้วคลิกที่ปุ่มเพิ่มข้อมูล โดยป้อนชื่อข้อมูลตามที่ต้องการ เช่น "ข้อมูล 55", สำหรับช่องรหัส ให้ใส่รหัสเป็นคำเดียวกับ "ข้อมูล 54" ไปก่อน (จากในรูปตัวอย่างเป็นคำว่า DATA) , ส่วนในช่องที่เก็บข้อมูล จะต้องกำหนดเป็นชื่อใหม่ (ตัวอักษรอังกฤษไม่เกิน 8 ตัวอักษร) และห้ามซ้ำกับที่เก็บข้อมูลที่มีอยู่แล้ว

23.jpg (36.22 KiB) Viewed 2488 times

- จากนั้นโปรแกรมจะให้เราเลือกแหล่งของข้อมูลที่จะดึงมาใช้ ให้เราเลือกข้อ 2 คัดลอกข้อมูลจากบริษัทเดิม แล้วคลิก "ตกลง"

24.jpg (42.08 KiB) Viewed 2488 times

- คลิกเลือก "ข้อมูล 54" (ในขั้นตอนนี้ หากคุณใช้งานโปรแกรมบนระบบแลน จะต้องไม่มีใครใช้งานข้อมูลบริษัทที่เรากำลังจะคัดลอก)

25.jpg (50.03 KiB) Viewed 2488 times

จาก ขั้นตอนนี้เราจะได้ข้อมูลที่เหมือนกันแยกเป็น 2 บริษัท (คือ "ข้อมูล 54" กับ "ข้อมูล 55" ) หลังจากนั้นให้เข้าไปที่ เมนูอื่นๆ ข้อ 8 เปลี่ยนบริษัท และเลือกไปยังข้อมูลที่เราสร้างขึ้นมาใหม่นี้แทน (ข้อมูล 55)

7. ทำการประมวลผลสิ้นปี โดยเข้าเมนูอื่นๆ ข้อ 4 ในขั้นตอนนี้ หากคุณยังใช้เป็นโปรแกรมบัญชี Express เวอร์ชั่นดอส (DOS) อาจจะมีการเรียกตรวจสอบแผ่นดิสก์โปรแกรม ก็ให้ใส่แผ่นที่ 1 และเครื่องที่จะประมวลผลได้ จะต้องเป็น Windows 98 หรือ Windows ME เท่านั้น

26.jpg (31.24 KiB) Viewed 2488 times

- จะมีข้อความเตือนจากระบบ ให้สำรองข้อมูลเอาไว้ก่อน ซึ่งเราได้ทำไปแล้วตามขั้นตอนที่ 1 ดังนั้นให้ป้อนคำว่า YES และคลิกปุ่ม ตกลง

27.jpg (17.12 KiB) Viewed 2488 times

- ระบบจะแจ้งว่าจะคำนวณยอดกำไรสะสมให้ ก็ให้คลิกปุ่ม ตกลง

28.jpg (13.16 KiB) Viewed 2488 times

- ถ้าคุณใช้โปรแกรมบัญชี Express เวอร์ชั่น Windows ในระหว่างการปิดประมวลผล จะมีหน้าจอแสดงรอบบัญชีที่จะปิดประมวลผลขึ้นมาให้คุณตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง เมื่อตรวจสอบว่าถูกต้องแล้ว ให้คลิกปุ่มตกลงเพื่อดำเนินการต่อไป
หมายเหตุสำหรับโปรแกรมบัญชี Express เวอร์ชั่นดอสเท่านั้น ในขั้นตอนนี้หากคุณยังใช้โปรแกรม Express เวอร์ชั่นดอส ระบบจะแสดงเฉพาะรอบบัญชีของปีใหม่เท่านั้น จะไม่มีบรรทัดรอบบัญชีที่จะปิดเหมือนกับในเวอร์ชั่น Windows ดังนั้นหากคุณใช้โปรแกรม Express เวอร์ชั่นดอสอยู่ ให้กดปุ่มตกลงเพื่อดำเนินการปิดประมวลผลไปได้เลย ห้ามแก้ไขรอบบัญชีที่ระบบแจ้งขึ้นมาโดยเด็ดขาด)

29.jpg (33.13 KiB) Viewed 2488 times

ที่มา: บริษัท เอ็กซ์เพรสซอฟท์แวร์กรุ๊ป จำกัด

[sasitorn]

- โปรแกรมจะทำการประมวลผลระบบต่างๆ ในโปรแกรม เช่น ระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ ระบบสินค้า ระบบบัญชี เป็นต้น ซึ่งจะใช้เวลาในการประมวลผลมากหรือน้อยตามปริมาณข้อมูลที่ได้มีการป้อนเข้าไปในโปรแกรม

30.jpg (10.41 KiB) Viewed 2488 times

เมื่อการประมวลผลเสร็จสิ้น คุณก็จะเริ่มป้อนข้อมูลของปีใหม่ต่อไปได้ทันที (ตรงนี้อาจจะเน้นกับผู้ใช้งานโปรแกรมทุกคน ให้เข้าใช้งานที่ห้องข้อมูลใหม่ (ข้อมูล 55) เท่านั้น ในส่วนของที่เก็บข้อมูลเดิม (จากตัวอย่างคือ ข้อมูล 54) ก็จะเก็บไว้ใช้สำหรับดูข้อมูลของปีเก่า

ที่มา: บริษัท เอ็กซ์เพรสซอฟท์แวร์กรุ๊ป จำกัด