หลักการเขียนจดหมายทางธุรกิจ หลักการเขียน แนวทางการเขียน อีเมล์ เป็นทางการ

การใช้งานและ แนะนำโปรแกรมเกี่ยวกับ งานบัญชี และ ERP อีอาร์พี

Moderators: mindphp, ผู้ดูแลกระดาน

EyePornnipa
PHP Super Hero Member
PHP Super Hero Member
Posts: 681
Joined: 17/06/2019 10:21 am

หลักการเขียนจดหมายทางธุรกิจ หลักการเขียน แนวทางการเขียน อีเมล์ เป็นทางการ

Post by EyePornnipa » 07/08/2019 10:29 am

การติดต่อสื่อสารในปัจจุบันมีหลากหลายช่องทาง อาทิ เช่น การติดต่อทางโทรศัพท์ , การติดต่อทางแอพพลิเคชั่นต่างๆ , การส่งจดหมาย และการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมล เป็นต้น ซึ่งการติดต่อทางธุรกิจสิ่งหนึ่งที่สำคัญก็คือ จะต้องเป็นเอกสารหลักฐานที่น่าเชื่อถือ สามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานกรณีฟ้องร้อง และเป็นลายลักษณ์อักษร แต่ถ้าหากในปัจจุบันจะให้ส่งจดหมยเพื่อติดต่อสื่อสารก็คงจะลำบากไป ดังนั้นการส่งอีเมล์จึงถือเป็นตัวเลือกหนึ่งที่กิจการส่วนใหญ่นิยมใช้ในการติดต่อสื่อสาร นอกจากจะรวดเร็วแล้ว ยังเป็นหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรได้อีกด้วย แต่ทว่า การติดต่อสื่อสารที่เป็นตัวอักษรอาจจะนำไปสู่การสื่อสารที่ไม่ตรงกัน ดังนั้นจะต้องมีหลักการเขียนจดหมายทางธุรกิจ ที่สามารถนำมาใช้ในการสื่อสาร ระหว่างผู้ส่งสาร และรับสารให้เข้าใจตรงกันได้ทางอีเมล ดังนี้

1.ที่อยู่อีเมลผู้ติดต่อ
2.ชื่อหัวเรื่องของอีเมล
3.คำขึ้นต้น หรือ คำกล่าวนำ
4.เนื้อหาสาระ
5.ช่องทางการติดต่อ
6.คำลงท้าย หรือ คำกล่าวลา

ตัวอย่าง ภาพประกอบการเขียนอีเมล ดังนี้
2019-08-05_10-36-55.png
1.ที่อยู่อีเมลผู้ติดต่อ
ู้จะต้องระบุที่อยู่อีเมล์ของผู้ติดต่อที่เราต้องการจะส่งอีเมล์หา โดยส่งหาบุคคลหลักที่เราต้องการติดต่อ หรือต้องการให้มีการส่ง สำเนาอีเมล์ หาอีกบุคคลหนึ่งก็ได้

2.ชื่อหัวเรื่องของอีเมล
ผู้ส่งสารจะต้องเขียนหัวเรื่องที่ต้องการจะสื่อสารให้ผู้รับสาร โดยชื่อเรื่องจะต้องตรงประเด็นและชัดเจนที่สามารถเข้าใจกันได้ว่าต้องการอะไรจากอีเมล์ฉบับนี้ โดยเป็นการสรุปย่อจากเนื้อหาสาระที่จะพูดถึง เป็นการรวบรัดคำพูดที่อ่านแล้วเข้าใจง่ายที่สุด เช่น แจ้งค่าบริการเว็บไซต์ ประจำเดือนสิงหาคม แจ้งการส่งหลักฐานใบเสร็จรับเงินค่าบริการเว็บไซต์ ประจำเดือนสิงหาคม เป็นต้น

3.คำขึ้นต้น หรือ คำกล่าวนำ
ู้ผู้ส่งสารจะต้องระบุถึงบริษัท หรือบุคคลที่เราต้องการจะสื่อสารให้ชัดเจน เพื่อเป็นการระบุความรับผิดชอบที่ชัดเจน แต่ถ้าหากเป็นการส่งแบบไม่สามารถระบุบุคคลได้ก็ให้ใช้คำว่า "บุคคลหรือส่วนงานที่เกี่ยวข้อง" เพื่อให้ผู้รับสารไปประสานงานกันเองภายในองค์กร

4.เนื้อหาสาระ
ูผู้ส่งสารจะต้องเขียนเนื้อหาที่อ่านแล้วเข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน ระบุข้อความต่างๆที่ต้องการจะสื่อสาร เว้นวรรคข้อความให้อ่านง่าย และน่าอ่าน โดยเขียนเป็นลำดับขั้นตอนหากเนื้อหาที่ต้องการสื่อสารมีหลายขั้นตอน ให้แบ่งเนื้อหาออกเป็นส่วนๆเพื่อความเข้าใจที่ง่ายขึ้น และหากกรณีมีการแนบเอกสาร ควรระบุบอกผู้รับสารให้รู้ว่ามีการแนบเอกสารมาด้วย

5.ช่องทางการติดต่อ
ผู้ส่งสารควรระบุช่องทางที่ผู้รับสามารถติดต่อเพื่อสอบถามเพิ่มเติม หรือหากกรณีเข้าใจไม่ตรงกันได้ เช่น ที่อยู่ เบอร์โทร หรืออีเมล์ ซึ่งในบางครั้งผู้ส่งสาร อาจจะระบุความต้องการไว้ให้ส่วนของเนื้อหาสาระว่าให้ติดต่อมาตามช่องทางการติดต่อ และแนบช่องทางการติดต่อไว้ด้านล่างนี้

6.คำลงท้าย หรือ คำกล่าวลา
ผู้ส่งสารจะต้องระบุคำลงท้ายจดหมาย พร้อมลงนามชื่อส่งสารไว้ เพื่อให้ผู้รับสามารถติดต่อพุดคุยได้ตรงบุคคล และจะต้องป็นคำที่เป็นทางการและสุภาพ เช่น หากเป็นการอีเมล์เพื่อแจ้ง ก็ลงท้าย เป็นจึงเรียนมาเพื่อทราบ เป็นต้น

อ้างอิง
https://sites.google.com/site/thaipktc2018/kar-kheiyn-cdhmay-thurkic
https://www.sales100million.com/single-post/How-To-Write-a-Professional-Email-To-Your-Customer

Return to “Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี”

Who is online

Users browsing this forum: No registered users and 16 guests