หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงการธุรกิจ โดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่าง หนึ่งในการดําเนินธุรกิจ โดยถือเป็นการสื่อสารทางธุรกิจรูปแบบหนึ่งที่ยังคงมีความสําคัญต่อวงการธุรกิจ ทั้งในด้านการประหยัด ความสะดวกรวดเร็ว การให้รายละเอียดข้อมูล การใช้เป็นหลักฐาน และเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ ซึ่งจดหมายธุรกิจในปัจจุบันนี้มีด้วยกันหลากหลายชนิด ขึ้นอยู่กับการนําไป ใช้ให้เหมาะสม
ประโยชน์ของจดหมายธุรกิจ
- 1. เป็นเอกสารป้องกันการคลาดเคลื่อน
- 2. เป็นเครื่องมือให้รายละเอียดข้อมูล
- 3. เป็นหลักฐานในการอ้างอิงข้อมูล
- 4. เป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อทางธุรกิจ
- 5. เป็นเครื่องมือที่ประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย
การเขียนจดหมายธุรกิจให้มีประสิทธิผลสูงสุดนั้น ผู้เขียนจดหมายควรคํานึงถึงลักษณะที่ดีของ จดหมายธุรกิจ ดังนี้
- 1. มีความชัดเจน
- 2. มีความสมบูรณ์
- 3. มีความกะทัดรัด
- 4. มีความสุภาพ
- 5. มีความถูกต้อง
- 6. มีความสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อย
- 7. มีความระลึกถึงผู้อ่าน
หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ แบ่งออกเป็น 3 ระยะ ดังนี้
1. ก่อนการเขียน
- -เขียนถึงใคร เลือกคำขึ้นต้น คำลงท้าย ตลอดจนถ้อยคำสำนวนให้เหมาะสม
- -เขียนเรื่องใดบ้าง คิดให้รอบคอบและแน่นอนก่อนว่าจะเขียนเรื่องใดบ้าง และต้องหาข้อมูลให้ถูกต้องชัดเจน
- -เขียนทําไม เพื่อจะได้ระบุวัตถุประสงค์ลงไปให้ชัดเจน แน่นอน เช่น เพื่อขอความร่วมมือ เพื่อแจ้งให้ทราบ เป็นต้น
- -เขียนอย่างไร เพื่อกำหนดรูปแบบของจดหมาย ควรมีเนื้อความกี่ตอน
- -ลําดับใจความของจดหมายให้เป็นเหตุเป็นผล ต้องกล่าวถึงสาเหตุให้ ชัดเจนก่อนว่าใคร ทําอะไร ที่ไหน เมื่อใด แล้วจึงแจ้งวัตถุประสงค์ให้ผู้รับจดหมายทราบว่าต้องการอะไร
- -รักษารูปแบบให้ถูกต้อง ระมัดระวังในเรื่องการจัดระยะ การแบ่งย่อหน้า การเว้นระยะบรรทัด การเว้นกั้นหน้า– กั้นหลัง เป็นต้น
- -ใช้ภาษาให้ถูกต้องสละสลวย ใช้ถ้อยคําสํานวนให้เหมาะสมแก่สถานภาพของผู้รับจดหมาย
- -สะอาด เป็นระเบียบ
- ผู้เขียนควรตรวจทานจดหมายที่เขียน เสร็จแล้วซ้ำาอีกครั้งว่าไม่มีข้อบกพร่องใด ๆ
ส่วนประกอบของตัวจดหมาย
1.กระดาษและซองจดหมาย
- ใช้กระดาษขนาด 8.5x11 นิ้ว และใช้หน้าเดียว หาก ไม่พอให้ต่อแผ่นที่สองโดยมีข้อความที่ค้างมาจากหน้าแรกอย่างน้อย 2 บรรทัด 1 ย่อหน้า
- อยู่ส่วนบนของจดหมาย โดยทั่วไปนิยมใส่ชื่อที่อยู่ของบริษัทและใส่ ตราบริษัท ( Logo ) หมายเลขโทรสาร ( ถ้ามี ) ไว้ด้วย
- ส่วนนี้เป็นส่วนประกอบที่ไม่บังคับ อาจมีหรือไม่มีก็ได้
- นิยมใช้เลขอารบิค ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปีพุทธศักราชที่ออกจดหมาย
- จดหมายธุรกิจจํานวนมากไม่นิยมใส่ส่วนนี้ไว้เนื่องจากไม่เห็นความจําเป็น มีหรือไม่มีก็ได้
- นิยมใช้คําว่า “ เรียน ” และตามด้วย ตําแหน่งหรือชื่อที่ถูกต้องของผู้ที่จดหมายนั้นมีถึง
- สาระสําคัญสั้น ๆ ที่ครอบคลุมใจความทั้ งหมดของเนื้อหาของจดหมาย
- มีหรือไม่ก็ได้ ส่วนใหญเป็นการเท้าความการติดต่อกันที่มีมาก่อน
- เนื้อหาหรือสาระสําคัญของจดหมาย
- นิยมใช้คําว่า ขอแสดงความนับถือ
12. ชื่อเต็มและตําแหน่ง
13. สิ่งที่ส่งมาด้วย
- ระบุสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมาย
รูปแบบของจดหมายธุรกิจ
แบ่งได้ดังนี้
1. จดหมายธุรกิจแบบไทย
- มีรูปแบบเหมือนกับจดหมายราชการแต่แตกต่างไปบ้างโดยตัดคําว่า ที่ เรื่อง อ้างถึง
- คือจดหมายที่นําเอารูปแบบของต่างประเทศมาใช้ ไม่นิยมใช้เครื่องหมายวรรคตอน