ดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งาน
 

การเขียนอีเมลให้เข้าใจและเข้าถึงผู้รับ

รูปภาพสำหรับ email

       โดยทั่วไปการเขียนอีเมลเป็นการสื่อสารข้อความสำคัญๆ ที่่ส่งไปยังหัวหน้า ลูกน้อง หรือผู้ที่สนใจ ธุรกิจส่วนใหญ่จะดำเนินการผ่านอีเมลเพื่อสามารถเก็บไว้เป็นหลักฐานได้ด้วย เป็นวิธีที่ประหยัดและเหมาะสมในการใช้งานซึ่งสามารถใช้ได้ทั้งภายในและภายนอกบริษัท ทั้งนี้ข้อมูลในอีเมลต้องกระชับ เข้าใจง่าย และสุภาพ

ข้อควรรู้และข้อควรระวังในการเขียนอีเมล

1. การเขียนอีเมลเขียนเฉพาะที่่สำคัญๆ  บางคนเขียนอีเมลยืดเยื้อ ไม่เข้าเนื้อหา ไม่สรุปประเด็นที่ต้องการจะสื่อ ทำให้ผู้รับไม่ทราบในสิ่งที่ผู้ส่งต้องการจะสื่อ อาจทำให้เข้าใจผิด ควรเขียนไม่เกิน 5 บรรทัด

2. ต้องแจ้งรายละเอียดให้ชัดเจน  กรณีที่่มีการสั่งงานผ่านอีเมล ผู้ส่งต้องแจ้งรายละเอียดงาน วัน เวลา ที่่ต้องส่งงาน กำหนดส่งงานวันไหนยังไง ระบุให้ชัดเจนเพื่อให้ผู้รับเข้าใจตรงกันและทำงานได้ตรงตามเป้าหมายที่วางไว้

3. แนบข้อมูลติดต่อกลับให้ชัดเจน ในกรณีที่ส่งจดหมายขอเอกสาร หรือต้องการติดต่อกับใคร ให้ผู้นั้นติดต่อกลับมาต้องทิ้งข้อมูลไว้ เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล เป็นต้น

4. ใช้ภาษาสุภาพและเป็นทางการ การเขียนอีเมลส่วนใหญ่จะใช้ภาษาพูด หรือภาษาปาก เป็นเรื่องที่มักเจอกันบ่อย ซึ่งเป็นสิ่งที่ผิด เพราะ ภาษาเป็นภาษาที่ไม่สุภาพ ควรจะใช้ภาษาที่สุภาพ และเป็นทางการ เพื่อเป็นการให้เกียรติผู้รับสาร นอกจากนี้ในการส่งงาน หรือข่าวสารต่างๆ ก็ควรใช้ภาษาที่เป็นทางการ เผื่อมีผู้ที่สนใจข้อมูลสามารถสอบถามข้อมูลได้

5. ตรวจทานอีเมลอีกครั้งก่อนส่ง เพื่อทบทวนสิ่งที่ต้องการสื่อให้ผู้รับสารได้ฟังอย่างเข้าใจถี่ถ้วน ไม่มีการสะกดผิด เพราะบ่งบอกถึงความไม่ใส่ใจในการเขียนอีเมล

6. อธิบายไฟล์แนบที่จะสื่อสาร เมื่อต้องการแนบไฟล์ส่งอีเมลไปยังผู้รับ ต้องอธิบายให้ชัดเจน ว่าเป้นไฟล์อะไร เพื่ออะไร มีส่วนสำคัญตรงไหนที่ต้องสังเกตเป็นพิเศษ

7. การส่งอีเมลด้วยหัวข้อที่ตรงประเด็น คือ เมื่อผู้รับอ่านแล้วเข้าใจว่าเป็นอีเมลที่่ต้องการจะสื่ออะไร เช่น การสมัครงาน หัวข้อคือ 'สนใจสมัครงานที่บริษัท...ในตำแหน่ง....'

8. การส่งอีเมล โดยใช้ To, Cc, Bcc เป็นการเลือกการส่งอีเมลไปยังผู้รับในระดับการสนทนาที่ต่างกัน คือ

To : จะเป็นการส่งอีเมลโดยตรงถึงผู้รับโดยเฉพาะ เป็นการสนทนากันเพียง 2 คน

Cc : จะเป็นการส่งอีเมลถึงผู้รับรวมถึงผู้ที่เกียวข้องกับเรื่อง แต่อาจไม่ได้เป็นฝ่ายรับผิดชอบโดยตรง

Bcc : จะเป็นการส่งอีเมลถึงผู้รับ โดยที่อีเมลจะไม่แสดงให้เห็นว่ามีผู้รับสารคนนี้อ่านเมลอยู่ 

หากเราต้องการจะส่งอีเมลหาใครก็ควรเลือกช่องทางในการสนทนาให้ถูกด้วย เพื่อผู้รับจะได้รับรู้ข่าวสารได้อย่างถูกต้อง

9. คำขึ้นต้น คำลงท้ายของอีเมล ในการส่งอีเมลจะต้องระบุชื่อ ตำแหน่ง บริษัทอะไร และเลือกใช้คำลงท้ายให้ถูกต้อง เหมาะสม ตามกาลเทศะ เช่น สำหรับการแจ้งข้อมูลข่าวสาร ให้ใช้ จึงเรียนมาเพื่อทราบ 

 

           ในการเขียนอีเมล เป็นการสื่อสารทางหนึ่งที่่ผู้ส่งต้องการแจ้งข่าวสาร แจ้งข้อมูล แจ้งงานที่มอบหมายให้ผู้รับทราบ และถือเป็นหลักฐานสำคัญในการทำงาน ฉะนั้นจึงควรเขียนอีเมลให้ถูกต้อง เข้าใจ และกระชับ เพื่อให้ผู้รับเข้าใจในสิ่งที่ผู้ส่งจะสื่อความหมาย นอกจากนี้ การเขียนอีเมลต้องเอาใจเขามาใส่ใจเรา ด้วยการให้เกียรติผู้รับโดยการใช้ภาษาที่สุภาพ เป็นทางการ ไม่ใช่ภาษาพูดทั่วไป

 

อ้างอิง

www.trueplookpanya.com/true/webboard_detail.php?postid=1

https://blog.jobthai.com/career-tips

https://www.mailmaster.co.th/blog/detail

https://www.techtalkthai.com/8-ways-of-effective-email-writing/

https://www.sales100million.com/single-post/How-To-Write-a-Professional-Email-To-Your-Customer

กระทู้ล่าสุดจากเว็บบอร์ด
หัวข้อกระทู้
ตอบ
เปิดดู
ล่าสุด
ข้อมูลไม่ขึ้นมาแสดง รบกวนช่วยดูโค้ดให้ทีคะ คือทำหน้าแบบฟอร์ม แล้วต้องการแก้ไขข้อมูลตามไอดี
โดย Jakkrit Saengngoenon พฤ 09 ก.ค. 2020 1:24 pm บอร์ด Programming - PHP
0
1
พฤ 09 ก.ค. 2020 1:24 pm โดย Jakkrit Saengngoenon
งานประจำวันที่ 9 กรกฏาคม 2563
โดย Phakakrong พฤ 09 ก.ค. 2020 9:40 am บอร์ด M105 - ผกากรอง กุสาวดี
0
9
พฤ 09 ก.ค. 2020 9:40 am โดย Phakakrong
สรุปผลการเรียน Process help desk
โดย Phakakrong พ 08 ก.ค. 2020 7:05 pm บอร์ด M105 - ผกากรอง กุสาวดี
1
7
พฤ 09 ก.ค. 2020 10:29 am โดย Phakakrong
ISO 29110 คืออะไร มาตรฐานที่ให้การรับรองคุณภาพการบริหารงาน หรือผลิตภัณฑ์ซอร์ฟแวร์ มีขั้นตอนการขออย่างไหร่
โดย natthanit.r2538 พ 08 ก.ค. 2020 7:02 pm บอร์ด Microsoft Office Knowledge & line & Etc
1
20
พ 08 ก.ค. 2020 9:59 pm โดย UoIU112
การ Link ข้อมูลข้าม Sheet /ข้ามไฟล์ ใน Excel แบบง่ายๆ
โดย Phakakrong พ 08 ก.ค. 2020 6:55 pm บอร์ด Microsoft Office Knowledge & line & Etc
0
8
พ 08 ก.ค. 2020 6:55 pm โดย Phakakrong
ข้อควรรู้เกี่ยวกับการลดหย่อนภาษีด้วยเงินบริจาคมูลนิธิ
โดย medalezga พ 08 ก.ค. 2020 1:55 pm บอร์ด พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย
0
12
พ 08 ก.ค. 2020 1:55 pm โดย medalezga
แนะนำ 10 โปรแกรมตัดต่อวิดีโอบน PC ทั้งฟรีและเสียเงิน
โดย Phakakrong พ 08 ก.ค. 2020 1:30 pm บอร์ด Microsoft Office Knowledge & line & Etc
0
13
พ 08 ก.ค. 2020 1:30 pm โดย Phakakrong
งานประจำวันที่ 8 กรกฏาคม 2563
โดย Phakakrong พ 08 ก.ค. 2020 9:28 am บอร์ด M105 - ผกากรอง กุสาวดี
3
41
พ 08 ก.ค. 2020 7:16 pm โดย Phakakrong
SMS Gateway คืออะไร
โดย natthanit.r2538 อ 07 ก.ค. 2020 5:11 pm บอร์ด Microsoft Office Knowledge & line & Etc
1
27
พ 08 ก.ค. 2020 5:15 pm โดย natthanit.r2538
ใบเสนอราคา (Quotation) คืออะไร
โดย Phakakrong อ 07 ก.ค. 2020 4:55 pm บอร์ด Share Knowledge
0
30
อ 07 ก.ค. 2020 4:55 pm โดย Phakakrong
วิธีการเดินทางจากอำเภอเชียงคำ จ.พะเยา มา กรุงเทพมหานคร
โดย Phakakrong อ 07 ก.ค. 2020 12:03 pm บอร์ด พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย
0
34
อ 07 ก.ค. 2020 12:03 pm โดย Phakakrong
Note
โดย Phakakrong อ 07 ก.ค. 2020 11:16 am บอร์ด M105 - ผกากรอง กุสาวดี
1
7
พ 08 ก.ค. 2020 10:09 am โดย Phakakrong
list ความรู้ที่มี ว่าเคยเรียน หรือ เคยทำอะไรมาบ้าง
โดย Phakakrong อ 07 ก.ค. 2020 11:01 am บอร์ด M105 - ผกากรอง กุสาวดี
3
25
อ 07 ก.ค. 2020 3:27 pm โดย Phakakrong
ให้เขียนประวัติ และ Job description ที่เคยทำมาแต่ละบริษัท โดยระบุประเภทธุรกิจที่เคยทำมา
โดย Phakakrong อ 07 ก.ค. 2020 11:01 am บอร์ด M105 - ผกากรอง กุสาวดี
3
22
พ 08 ก.ค. 2020 2:26 pm โดย Phakakrong
Work's on Hand ผกากรอง กุสาวดี M105
โดย Phakakrong อ 07 ก.ค. 2020 11:00 am บอร์ด M105 - ผกากรอง กุสาวดี
0
8
อ 07 ก.ค. 2020 11:00 am โดย Phakakrong
งานประจำวันที่ 7 กรกฏาคม 2563
โดย Phakakrong อ 07 ก.ค. 2020 10:58 am บอร์ด M105 - ผกากรอง กุสาวดี
3
60
พ 08 ก.ค. 2020 9:25 am โดย Phakakrong
ฟอร์มรับเงิน Omise เราสามารถเปลี่ยน logo ได้มั้ยคะ
โดย thatsawan ศ 03 ก.ค. 2020 6:03 pm บอร์ด Programming - PHP
1
33
พฤ 09 ก.ค. 2020 11:21 am โดย mindphp
input type="date" ไม่เเสดงเป็นปฎิทินวันที่ให้ใน safari แก้ไขยังไงคะ
โดย thatsawan พฤ 02 ก.ค. 2020 2:31 pm บอร์ด HTML CSS
0
53
พฤ 02 ก.ค. 2020 2:31 pm โดย thatsawan
การสร้าง bot messenger ของ facebook โดยใช้ pymessenger
โดย jirawoot พฤ 02 ก.ค. 2020 1:44 pm บอร์ด Python Knowledge
0
54
พฤ 02 ก.ค. 2020 1:44 pm โดย jirawoot
Q - ทดลองทำเอกสารยื่นแบบผ่านเน็ตแล้ว ไฟล์ txt ใช้ไม่ได้
โดย natthanit.r2538 พ 01 ก.ค. 2020 4:59 pm บอร์ด Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี
3
64
พ 01 ก.ค. 2020 5:41 pm โดย natthanit.r2538