Log a note ในระบบ ERP

ภาพประกอบประโยชน์ของ log a note
ภาพประกอบ log a note 

การเขียนบันทึกนั้นมีมาเนิ่นนานตั้งแตาสมัยก่อนที่พัฒนาขึ้นมาเรื่อยๆ มาจนถึงปัจจุบันเรียกได้ว่าเป็นกระบวนการที่มีความสำคัญในการบันทึกข้อมูล ข้อความที่เกี่ยวกับเหตุการณ์หรือกิจกรรมที่เกิดขึ้นในหลากหลายสถานการณ์ การจดบันทึกนั้นเป็นวิธีการที่มนุษย์ใช้ในการเก็บรักษาข้อมูลสำคัญซึ่งในทาง ธุรกิจนั้นข้อมูลมีความสำคัญเป็นอย่างมากในปัจจุบันก็นิยมหันมาใช้งานในระบบ ERP ที่มีฟิเจอร์ที่ชื่อว่า Log a note จะมีประโยชน์อย่างไรเรามาชมไปด้วยกันเลย 

Log a note คืออะไร ?

 Log a note เป็นเครื่องมือหนึ่งในระบบ ERP ที่จะบันทึกข้อมูลการดำเนินงานแต่ละขั้นตอนของเอกสารนั้น ว่าผู้บันทึกได้ทำอะไรไปบ้าง แก้ไข ยกเลิก ข้อความไหนซึ่งจะแสดงอยู่ส่วนล่างของเอกสารที่ได้บันทึกซึ่งจะไม่แสดงให้ลูกค้าเห็นการบันทึกข้อมูลนี้เด็ดขาด จะแสดงข้อมูลที่ทำการเปลี่ยนแปลง วัน เวลา ผู้ที่เปลี่ยนแปลง เป็นต้น

Log a note จะแสดงรายละเอียดต่างๆ ที่ได้ทำการเปลี่ยนแปลงในระบบ
การแสดงรายละเอียดข้อมูลที่บันทึกบน Log a note

ปัญหาเมื่อไม่มีการใช้งาน Log a note

การไม่ใช้งานการลงบันทึกบันทึก (Log a note) ในระบบ ERP อาจทำให้เกิดปัญหาหลายอย่างที่สามารถมีผลกระทบต่อองค์กรได้ดังนี้

  • การไม่บันทึกบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรือการกระทำในระบบ ERP อาจทำให้ข้อมูลไม่ครบถ้วน นี่สามารถเป็นอุปสรรคสำคัญในกระบวนการการติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจ
  • ทำให้ข้อมูลไม่มีประวัติที่สามารถใช้ในการวิเคราะห์และควบคุมความเป็นไปได้ การตรวจสอบประวัติและการแก้ไขข้อมูลที่ผิดพลาดอาจกลายเป็นภาระ
  • อาจทำให้เกิดความไม่ควบคุมในการดำเนินการทางธุรกิจ หากไม่มีข้อมูลที่รองรับการติดตามและการควบคุมกระบวนการ องค์กรอาจไม่สามารถจัดการและปรับปรุงให้ดีขึ้น
  • อาจทำให้เกิดความไม่ทันเหตุการณ์ โดยไม่สามารถตรวจสอบและรับทราบเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในระบบ ERP ทันเวลา ซึ่งอาจทำให้สูญเสียโอกาสหรือต้องดำเนินการแก้ไขภายหลังที่เกิดปัญหา
  • อาจทำให้ข้อมูลเป็นความลับและไม่รับผิดชอบต่อการเปลี่ยนแปลง
  • อาจทำให้ยากในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและกระบวนการ ซึ่งอาจเป็นปัญหาในการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการตรวจสอบ

ประโยชน์ของ Log a note บนระบบ ERP 

การเล็งเก็บบันทึก (Log a note) ในระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นการบันทึกข้อมูลหรือข้อความเกี่ยวกับการกระทำหรือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในระบบ ERP หรือการจัดการข้อมูลทางธุรกิจ นี่คือบางประโยชน์ที่สำคัญของการล็งเก็บบันทึกในระบบ ERP

  • การบันทึกบันทึกเหล่านี้ช่วยในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในระบบ ERP ซึ่งสามารถช่วยในการหาข้อมูลเกี่ยวกับการแก้ไขข้อมูลหรือการกระทำที่เกิดขึ้นในอดีต ที่สำคัญสำหรับการตรวจสอบและปรับปรุงระบบ
  • การบันทึกบันทึกเหล่านี้ช่วยในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในระบบ ERP ซึ่งสามารถช่วยในการหาข้อมูลเกี่ยวกับการแก้ไขข้อมูลหรือการกระทำที่เกิดขึ้นในอดีต ที่สำคัญสำหรับการตรวจสอบและปรับปรุงระบบ
  • การบันทึกบันทึกช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและการกระทำในระบบ ERP ด้วยการบันทึกบันทึกการเปลี่ยนแปลงและการอนุมัติ นี่สามารถช่วยลดความผิดพลาดและป้องกันการไม่ควรเป็น
  • การบันทึกบันทึกช่วยในการสื่อสารระหว่างผู้ใช้และผู้ดูแลระบบ ERP เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรือปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งสามารถช่วยในการสร้างความควบคุมและความเข้าใจที่ดีกันระหว่างทีมงาน
  • การบันทึกบันทึกช่วยในการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจและการปรับปรุงการทำงานขององค์กร โดยการระบุปัญหาและโอกาสที่สามารถปรับปรุงได้
  • ช่วยในการสร้างรายงานที่มีความสอดคล้องและครบถ้วนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและการกระทำที่เกิดขึ้นในระบบ ERP
  • ช่วยในการตรวจสอบความปลอดภัยของระบบ ERP โดยการระบุการเข้าถึงและการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

คุณสมบัติของ Log a note

เราสามารถบันทึก Log a note เพิ่มได้เองโดยไม่ต้องรอการอนุมัติ เช่น การบันทึกรายงานการโทรแจ้งหนี้แก่ลูกค้า ลูกค้าตอบรับอย่างไร ก็มาบันทึกไว้,การเปลี่ยนแปลงที่อยู่ของลกค้า ก็สามารถบันทึกแจ้งเตือนความทรงจำในส่วนนี้ได้เหมือนกัน หากมีผู้ใช้งานคนอื่นต้องการใช้งานในเอกสารนี้ ก็จะทราบข้อมูลที่เราบันทึกแจ้งไว้และได้ดำเนินงานต่อได้อย่างถูกต้องสมบูรณ์ตามขั้จตอนต่อไปนี้

  1. กดไปที่ปุ่ม Log a note ในหน้าโปรแกรมข้อมูจะไม่ส่งข้อความไปหาลูกค้า แต่จะแสดงให้เห็นแค่เพียงผู้ที่บันทึกเท่านั้น 
    กด Log a note เพื่อบันทึกข้อมูล
    ปุ่ม Log a note 
  2. ผู้บันทึกข้อมูลสามารถพิมพ์ข้อมูลที่ต้องการบันทึกลงไปในกล่องข้อความได้
  3. ผู้บันทึกสามารถกดเพิ่มไฟล์รูปหรือไฟล์เอกสารที่ต้องการ เพื่อแนบเป็นหลักฐานให้กับเอกสารต่างๆ ไว้ได้ที่ปุ่ม Attach a File
  4. กด Log a note เพื่อบันทึกข้อมูลหลังจากนั้นระบบก็จะแสดงข้อมูลที่เราบันทึกไว้บนสุด เพื่ออัพเดทรายการต่างๆ ที่่เกิดขึ้นเพื่อนร่วมงานที่เข้ามาก็จะเห็นข้อมูลเหล่านี้ด้วย ว่าเปลี่ยนแปลงอะไรยังไง
    Log a note ผู้บันทึกสามารถพิมพ์ข้อมูล เพิ่มไฟล์ต่างๆ และกดบันทึกLog a note
    ตัวอย่างการบันทึก Log a note
    Log a note จะแสดงข้อมูลที่ผู้บันทึกได้บันทึกข้อมูลไว้บนสุด
    Log a note แสดงรายละเอียดข้อมูลที่ผู้บันทึกได้บันทึกลงไป

 

ดังนั้นการใช้งานการลงบันทึกบันทึกในระบบ ERP เป็นส่วนสำคัญในการบริหารจัดการและติดตามข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจ ที่สำคัญสำหรับการควบคุมความคลาดเคลื่อนและการดำเนินการที่มีประสิทธิภาพและการปรับปรุงระบบ ERP ให้ดียิ่งขึ้นต่อการใช้งานถ้าเพื่อนอยากดูข้อมูลเกี่ยวกับ ERP เพิ่มเติมสามารถอ่านต่อได้ที่ OpenERP - ระบบ ERP OpenSource หรือจะเป็นระบบ CRM สามารถอ่านต่อได้ที่นี่ CRM - PHP


อ้างอิง
โปรแกรมบัญชี OpenERP ฟรี!! ไม่มีค่าใช้จ่าย ,[ออนไลน์], เข้าถึงได้จาก https://www.mindphp.com/index.php?option=com_content&view=article&id=2775&catid=94&lang=th-TH
ระบบ ERP (อีอาร์พี) กับผู้บริหาร ,[ออนไลน์], เข้าถึงได้จาก https://www.mindphp.com/index.php?option=com_content&view=article&id=6117&catid=90&lang=th-TH
Invoice อินวอยซ์ คืออะไร การทำธุรกิจค้าขาย ,[ออนไลน์], เข้าถึงได้จาก https://www.mindphp.com/index.php?option=com_content&view=article&id=3521&catid=194&lang=th-TH
กระทู้ล่าสุดจากเว็บบอร์ด
หัวข้อกระทู้
ตอบ
เปิดดู
ล่าสุด
หลอด T8 LED วิวัฒนาการของวงการหลอดไฟ
โดย admeadme พฤ 25 ม.ค. 2024 9:23 am บอร์ด พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย
0
623
พฤ 25 ม.ค. 2024 9:23 am โดย admeadme View Topic หลอด T8 LED วิวัฒนาการของวงการหลอดไฟ
ปัญหา เร้าเตอร์เน็ต ขึ้น los สีแดง
โดย Thanavat_n พ 24 ม.ค. 2024 4:28 pm บอร์ด ถาม - ตอบ คอมพิวเตอร์
1
374
พ 24 ม.ค. 2024 4:29 pm โดย Thanavat_n View Topic ปัญหา เร้าเตอร์เน็ต ขึ้น los สีแดง
ใช้โปรแกรมอะไรดีสุดครับ จะอัพโค้ด PHP ขึ้นโฮส ทำการเช่าโฮสไว้แล้ว
โดย Anonymous อ 23 ม.ค. 2024 10:46 am บอร์ด Programming - PHP
1
1369
พ 24 ม.ค. 2024 7:47 am โดย mindphp View Topic ใช้โปรแกรมอะไรดีสุดครับ จะอัพโค้ด PHP ขึ้นโฮส ทำการเช่าโฮสไว้แล้ว
ภาษา Lua ตอนที่ 9 : ตัวดำเนินการตรรกะ
โดย worramaitk พฤ 18 ม.ค. 2024 5:17 pm บอร์ด Microsoft Office Knowledge & line & Etc
0
632
พฤ 18 ม.ค. 2024 5:17 pm โดย worramaitk View Topic ภาษา Lua ตอนที่ 9 : ตัวดำเนินการตรรกะ
ภาษา Lua ตอนที่ 8 : ตัวดำเนินการ
โดย worramaitk พฤ 18 ม.ค. 2024 4:55 pm บอร์ด Microsoft Office Knowledge & line & Etc
0
483
พฤ 18 ม.ค. 2024 4:55 pm โดย worramaitk View Topic ภาษา Lua ตอนที่ 8 : ตัวดำเนินการ
ภาษา Lua ตอนที่ 7 : ชนิดข้อมูล Table (2)
โดย worramaitk พฤ 18 ม.ค. 2024 4:02 pm บอร์ด Microsoft Office Knowledge & line & Etc
0
708
พฤ 18 ม.ค. 2024 4:02 pm โดย worramaitk View Topic ภาษา Lua ตอนที่ 7 : ชนิดข้อมูล Table (2)
ภาษา Lua ตอนที่ 6 : ชนิดข้อมูล Table (1)
โดย worramaitk พฤ 18 ม.ค. 2024 3:34 pm บอร์ด Microsoft Office Knowledge & line & Etc
0
296
พฤ 18 ม.ค. 2024 3:34 pm โดย worramaitk View Topic ภาษา Lua ตอนที่ 6 : ชนิดข้อมูล Table (1)
การใช้งานโปรแกรมเครื่องคิดเลขโอเพนซอร์ส Qalculate! สำหรับคำนวณสิ่งต่างๆ ในชีวิตประจำวัน
โดย worramaitk พฤ 18 ม.ค. 2024 3:10 pm บอร์ด Microsoft Office Knowledge & line & Etc
0
197
พฤ 18 ม.ค. 2024 3:10 pm โดย worramaitk View Topic การใช้งานโปรแกรมเครื่องคิดเลขโอเพนซอร์ส Qalculate! สำหรับคำนวณสิ่งต่างๆ ในชีวิตประจำวัน