การสร้างฐานข้อมูลบริษัทบนระบบ ERP
เป็นการสร้างข้อมูลของบริษัทของ
Customer และ
Supplier ซึ่งจะคล้ายๆกัน มีแตกต่างกันบ้างบางจุดเท่านั้น ข้อมูลของบริษัทที่ต้องทราบหลักๆ มีดังนี้
> ที่อยู่บริษัท ชื่อสาขา หรือถึงการติดต่อ ทั้งอีเมล แฟลกซ์ เบอร์โทร เว็บไซต์ เป็นต้น
> เลขที่ผู้เสียภาษีประจำบริษัทนั้นๆ
> รูปโลโก้บริษัท
> ชื่อธนาคาร บัญชี ของบริษัท
> ชื่อบัญชีที่เราจะทำการบันทึกสำหรับบริษัทนั้นๆ
> ผู้ติดต่อภายในของบริษัท
เมื่อเรามีข้อมูลในการบันทึกก็เริ่มบันทึกตามขั้นตอนนี้ได้เลย เพื่อตั้งค่าข้อมูลบริษัท
1. เข้าระบบ > Sale > Customers > คลิกเพิ่มโลโก้บริษัท (ถ้ามี) > ถ้าเป็นบริษัทให้ กาถูกที่ Is a Company? ,ถ้าเป็นชื่อบุคคลก็ไม่ต้องกาอะไร > พิมพ์
Code หากมีหลายบริษัท จะบันทึกCodeซ้ำกันไม่ได้ > พิมพ์ชื่อบุคคล/บริษัท > ใส่รายละเอียดของบริษัท เลขที่ผู้เสียภาษี ที่อยู่บริษัท การติดต่อต่างๆ
- 4.png (58.63 KiB) Viewed 1034 times
2. กด contacts > Create เพื่อเพิ่มชื่อผู้ติดต่อภายในบริษัท
- 3.png (67.35 KiB) Viewed 1034 times
3. ใส่รายละเอียดเกี่ยวกับผู้ติดต่อของบริษัทนั้น เช่น ชื่อ ตำแหน่ง อีเมล เบอร์โทรที่สามารถติดต่อได้ หากใช้ที่อยู่เดียวกับริษัทให้กดกาถูกในช่อง Use Company Address ได้เลย > Save&Close ข้อมูลจะแสดงขึ้นในระบบ
- 2.png (6.9 KiB) Viewed 1034 times
- 11.png (9.52 KiB) Viewed 1034 times
ุ4. กด Internal Notes เพื่อบันทึกรายะเอียดของบริษัทที่ละเอียดขึ้น เช่น บริษัทจัดตั้งเมื่อไร ด้วยงบประมาณเท่าไร ตั้งอยู่ที่ไหน ดำเนินงานเกี่ยวกับอะไร เป็นต้น
- 10.png (37.13 KiB) Viewed 1034 times
ึ5. กด Sales & Purchases เพื่อบันทึกข้อมูลผู้ติดต่อกับบริษัทนั้น เช่น ตำแหน่งอะไรที่ติดต่อกับบริษัทนั้น
- 9.png (78.2 KiB) Viewed 1034 times
6. กด Accounting เพื่อบันทึกข้อมูลว่าบริษัทบันทึกบัญชีไหน มีการตั้ง Term เท่าไร และมี Credit Limit วงเงินการจ่าย เท่าไร การตั้งบัญชีการโอนเงินเข้า-ออก กด Add an item เพื่อสร้างบัญชีธนาคารนั้นๆ > ใส่เลขบัญชีบริษัท > ชื่อบัญชีและสาขาของธนาคารที่บันทึก
- 8.png (27.51 KiB) Viewed 1034 times
- 7.png (57.08 KiB) Viewed 1034 times
- 6.png (47.46 KiB) Viewed 1034 times
7. กด Billing Note ใบวางบิลของบริษัทนั้น ซึ่งไม่ต้องใส่ข้อมูลก่อน
8. กด Branch เพื่อสร้างสาขาของบริษัทลูกค้า หากมีสาขาย่อย กด Add an item ใส่ข้อมูลชื่อบริษัท ชื่อสาขาย่อย ที่อยู่สาขาย่อย และลำดับที่ของสาขาย่อย
- 5.png (101.7 KiB) Viewed 1034 times
9. กด Withholding Tax เพื่อบันทึกข้อมูลการหักภาษี ณ ที่จ่ายแบบใด บุคคลธรรมดา(PND.3) หรือ นิติบุคคล (PND.53)
- 14.png (113.9 KiB) Viewed 1034 times
10. เมื่อบันทึกข้อมูลเสร็จ กด Save และสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ โดยไปที่ Accounting > Customers > Search ชื่อบริษัทที่บันทึกข้อมูล > ระบบก็จะแสดงข้อมูลบริษัทที่ค้นหามาให้
- 13.png (69.84 KiB) Viewed 1034 times
- 12.png (69.55 KiB) Viewed 1034 times
11. เมื่อเข้าไปที่ข้อมูลบริษัท ระบบแสดงข้อมูลที่มุมขวา จะบอก
Meetings การวางแผนการประชุมสามารถตั้งค่าได้
Calls การโทรติดต่อต้องบันทึกข้อมูลอีกครั้ง
Opportunities การวางแผนข้อมูลต่างของบริษัทว่าจะได้งานวันไหน ขึ้นอยู่กับการใส่รายละเอียด
Contracts สัญญาต่างๆ จะแสดงข้อมูลที่ทำขึ้นระหว่างบริษัท เริ่มวันไหน หมดอายุวันไหน
Quotations and Sales ใบเสนอราคาและการขายต่างๆที่เกิดขึ้น สามารถบันทึกเพิ่มเติมและดูรายละเอียดได้ที่นี่ ออกวันไหน
Billing notes ใบวางบิลของบริษัท มีทั้งหมดกี่ใบ จะแสดงผ่านข้อมูลตรงนี้
เมื่อบันทึกข้อมูลเสร็จเรียบร้อย จะเห็นว่าข้อมูลที่อยู่ เลขที่ประจำตัวผู้เสียภาษีเบื้องต้น ระบบจะทำการดึงไปใส่ในเอกสารต่างๆ โดยอัตโนมัติ เมื่อปริ้นเอกสารใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินก็เช่นกัน ข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้จะแสดงบนเอกสารที่ต้องการ หากมีการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ เบอร์โทรติดต่อ สามารถแก้ไขข้อมูลได้ด้วยเช่นกัน