How to - การแก้ไขเลขที่เอกสารของเงินสดย่อยในระบบ MDERP

[Narisara]

Petty Cash หรือ เงินสดย่อย เป็นเงินที่กิจการมีการนำมาเก็บไว้เพื่อใช้จ่ายภายในกิจการโดยเงินส่วนจะเบิกมาเป็นค่าใช้จ่ายจำนวนที่ไม่สูงมากนัก เช่น ค่าไปรษณีย์ ค่าน้ำ ค่าไฟ โดยผู้ที่ถือเงินสดย่อยนี้คือผู้รักษาเงินสดย่อย ดังนั้นเมื่อมีค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับทางกิจการก็สามารถมาเบิกกับผู้รักษาเงินสดย่อยได้แต่จะต้องมีหลักฐานต่าง ๆ มาเพื่อขอเบิก เช่น ค่าส่งของที่ไปรษณีย์จะต้องมีใบเสร็จ เป็นต้น เมื่อมีการเบิกเงินสดย่อยก็จะทำการบันทึกข้อมูลลงในระบบ ERP ที่ Module Accounting ที่เมนู Petty Cash หรือเงินสดย่อย

เช็คเลขที่เอกสารของเงินสดย่อย เพื่อตรวจสอบว่ามีรายการไหนที่ผิดหรือไม่

Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี-1.png (78.63 KiB) Viewed 742 times

ขั้นตอนที่ 1 เช็คเลขที่เอกสารของเงินสดย่อย เพื่อตรวจสอบว่ามีรายการไหนที่ผิดหรือไม่
ไปที่ Accounting > Petty Cash > Petty Cash

เมื่อตรวจสอบแล้วว่าเลขที่เอกสารผิดพลาด สามารถทำการแก้ไขได้

Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี-1.png (42.57 KiB) Viewed 742 times

ขั้นตอนที่ 2 เมื่อตรวจสอบแล้วว่าเลขที่เอกสารผิดพลาด สามารถทำการแก้ไขได้
ไปที่ Accounting > Configuration > Petty Cash

แก้ไขเลขที่เอกสารให้มีรูปแบบที่เหมือนกัน และกด Apply เพื่อยืนยันการแก้ไข

Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี-1.png (42.59 KiB) Viewed 742 times

ขั้นตอนที่ 3 แก้ไขเลขที่เอกสารให้มีรูปแบบที่เหมือนกัน และกด Apply เพื่อยืนยันการแก้ไข

เลือกรายการที่ต้องการแก้ไข > กด Unreconcile > กด OK > กด Set to Draft > กด Edit

Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี-1.png (83.92 KiB) Viewed 742 times

ขั้นตอนที่ 4 เลือกรายการที่ต้องการแก้ไข > กด Unreconcile > กด OK > กด Set to Draft > กด Edit

แก้ไขรายการ > กด Save > กด Open > กด Validate จะได้เลขที่เอกสารตามที่ต้องการ

Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี-1.png (85.79 KiB) Viewed 742 times

ขั้นตอนที่ 5 แก้ไขรายการ > กด Save > กด Open > กด Validate จะได้เลขที่เอกสารตามที่ต้องการ

นำสูตรการตั้งค่าของเงินสดย่อยไปแนบไว้ที่เดิม เพื่อให้การทำเอกสารครั้งต่อไปสามารถรันได้ตามปกติ

Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี-1.png (41.72 KiB) Viewed 742 times

ขั้นตอนที่ 6 นำสูตรการตั้งค่าของเงินสดย่อยไปแนบไว้ที่เดิม เพื่อให้การทำเอกสารครั้งต่อไปสามารถรันได้ตามปกติ
ไปที่ Accounting > Petty Cash > Petty Cash

จากที่กล่าวมาข้างต้นก็เป็นวิธีการแก้ไขเลขที่เอกสารของเงินสดย่อยในระบบ ERP การแก้ไขเลขที่เอกสารจะสามารถทำได้ก็ต่อเมื่อ User ที่ใช้งานจะต้องใช้สิทธิ์ระดับสูงเท่านั้น หากเป็น User ที่ใช้งานปกติจะไม่สามารถแก้ไขเลขที่เอกสารได้

อ้างอิง
- https://www.mindphp.com/forums/viewtopic.php?p=140064
- https://www.mindphp.com/%E0%B8%84%E0%B8%B9%E0%B9%88%E0%B8%A1%E0%B8%B7%E0%B8%AD/73-%E0%B8%84%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%AD%E0%B8%B0%E0%B9%84%E0%B8%A3/2056-erp-%E0%B8%84%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%AD%E0%B8%B0%E0%B9%84%E0%B8%A3.html
- https://www.mindphp.com/%E0%B8%9A%E0%B8%97%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%A1/194-e-commerce/%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%A1%E0%B8%A3%E0%B8%B9%E0%B9%89%E0%B8%98%E0%B8%B8%E0%B8%A3%E0%B8%81%E0%B8%B4%E0%B8%88/3592-expenses-%E0%B8%AD%E0%B8%B4%E0%B8%84%E0%B8%8B%E0%B9%80%E0%B8%9E%E0%B8%99%E0%B8%8B-%E0%B8%84%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%AD%E0%B8%B0%E0%B9%84%E0%B8%A3.html