การประยุกต์ใช้โปรแกรม ACL และ Microsoft Excel ช่วยในการตรวจสอบ

การใช้งานและ แนะนำโปรแกรมเกี่ยวกับ งานบัญชี และ ERP อีอาร์พี

Moderators: mindphp, ผู้ดูแลกระดาน

Duanghathai Termtem
PHP Super Hero Member
PHP Super Hero Member
Posts: 783
Joined: 30/11/2020 10:24 am

การประยุกต์ใช้โปรแกรม ACL และ Microsoft Excel ช่วยในการตรวจสอบ

Post by Duanghathai Termtem »

การใช้โปรแกรม ACL ช่วยในการตรวจสอบ
ACL ย่อมาจาก Audit Command Language ซึ่งเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปสำหรับงานตรวจสอบโดยเฉพาะ มาใช้ในงานสอบบัญชีสหกรณ์ที่ใช้ในระบบคอมพิวเตอร์ในการประมวลผล โดยผู้ตรวจสอบสามารถใช้โปรแกรมนี้ในการช่วยงานประเภทต่างๆได้ ดังนี้
1.การวิเคราะห์ข้อมูลของรายการต่างๆ เช่น การวิเคราะห์แนวโน้มของรายได้และค่าใช้จ่าย โดยการใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อมาใช้ในการวิเคราะห์ ทั้งยังสามารถวิเคราะห์ข้อมูลที่มาจากข้อมูลที่เก็บอยู่บนฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ต่างๆ ได้ด้วย (Relational Database) เช่น SQL
2.การใช้เป็นเครื่องมือสนับสนุนการตรวจสอบ ไม่ว่าจะเป็น การทดสอบเนื้อหาสาระของรายการและยอดคงเหลือ , การวิเคราะห์เปรียบเทียบข้อมูล หรือแม้แต่การทดสอบการควบคุมภายในขององค์กร
3.ช่วยจัดทำกระดาษทำการของผู้สอบบัญชี เพื่อใช้เป็นหลักฐานสนับสนุนงานสอบบัญชีที่จัดทำขึ้น โดยการพิมพ์จากตัวโปรแกรมได้เลย

การเตรียมตัวก่อนการตรววจสอบ
1.การติดตั้งโปรแกรม ACL
2.การเตรียมแฟ้มเอกสารที่ต้องการตรวจ ตามวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ ซึ่งไฟล์ส่นใหญ่ที่ผู้ตรวจสอบได้มา มีลักษณะไฟล์ข้อมูลของโปรแกรมที่ถูกบีบอัดข้อมูลไว้ (Zipped) จึงจำเป็นต้องมีการแตกไฟล์ออกจากกันก่อน เพื่อให้สามารถนำเข้าโดปรแกรม ACL ได้ โดยการเปิดไฟล์ Zipped และคลิกขวา จากนั้นเลือก “Extract Here” ก็จะสามารถแตกไฟล์ออกจากกันได้

ตัวอย่างการใช้ประโยชน์จากโปรแกรม ACL
1.การตรวจสอบความถูกต้องขั้นพื้นฐานของแฟ้มข้อมูลที่จะตรวจสอบ
โดยมีวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ เพื่อตรวจสอบขั้นพื้นฐานด้านความครบถ้วนถูกต้องของ แฟ้มข้อมูลที่จะตรวจสอบ ว่ามีจำนวนรายการและจำนวนเงินตรงกับที่ขอไปหรือไม่ โดยใช้คำสั่ง นับจำนวนรายการ และจำนวนเงินรวม และเพื่อตรวจสอบขั้นพื้นฐานด้านความครบถ้วนถูกต้องของ ประเภทข้อมูล(Field Type Check) ของแฟ้มข้อมูลที่จะตรวจสอบ ว่าตรงกับโครงสร้างข้อมูล เช่น ไม่มีค่าตัวเลขในฟิลด์ที่รับค่าตัวอักษร และ ไม่มีค่าตัวอักษรในฟิลด์ที่รับค่าตัวเลข
แฟ้มข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- มูลค่าสินค้าคงเหลือ(Stock Value) จำนวน 680,479.94 บาท
- แฟ้มข้อมูลหลักสินค้าคงเหลือ มี 152 รายการ
*ซึ่งข้อมูลนี้เป็นข้อมูลที่ทางองค์กรที่รับการตรวจสอบแจ้งมา
วิธีการตรวจสอบ
1.การเปิดโปรแกรม โดยการเลือก แถบ File > Open Project และ เลือกไฟล์ข้อมูลที่ต้องการจะเปิด
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png (82.13 KiB) Viewed 129 times
2.การนำแฟ้มข้อมูลหลักสินค้าคงเหลือมาเปิดในโปรแกรม Excel ซึ่งมีวิธีการดังต่อไปนี้
คลิก Data > Export to other application จะปรากฏดังรูป
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png (59.11 KiB) Viewed 124 times
จากนั้นคลิกที่ Export Field… > เลือก Available > Add all ไปที่ Selected fields > OK
ในส่วนของ Export As เลือก Excel 2.1 ดังภาพ
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-2.png
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-2.png (121.76 KiB) Viewed 124 times
ในส่วน ของ To จะเลือกเก็บไว้ในชื่อไฟล์ว่า Excel (หรือตามต้องการ)
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png (50.48 KiB) Viewed 122 times
เมื่อนำข้อมูลหลักสินค้าคงเหลือที่ได้ Export แล้วมาเปิดในโปรแกรม Excel จะปรากฏข้อมูลที่หน้าจอ ดังภาพ
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-2.png
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-2.png (169.6 KiB) Viewed 122 times
ในโปรแกรม MS Excel ใช้คำสั่ง COUNT หรือ COUNTA ในการนับจำนวนรายการทั้งหมดในแฟ้มข้อมูล และเปรียบเทียบข้อมูลที่ได้จากรายงานสินค้าคงเหลือว่าตรงกันหรือไม่ (มี 152 รายการ) ซึ่งคำสั่ง COUNTA เนื่องจากฟิลด์ Product_Number (COUNT สำหรับการนับข้อมูลตัวเลขเท่านั้น) มีรูปแบบเป็นเซลล์ข้อความ จะส่งกลับผลลัพธ์เป็นค่าของจำนวนเซลล์ทั้งหมดที่เป็นตัวเลข เปิดไฟล์ Inventory > คลิกเมาส์ที่เซลล์ A155 ระบุสูตรในเซลล์ดังภาพ
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png (196.9 KiB) Viewed 121 times
ซึ่งจะเห็นว่าผลลัพท์ที่ได้เท่ากับ 152 ซึ่งเท่ากับจำนวนข้อมูลที่มี ทั้งนี้เพราะ COUNTA เป็นคำสั่งที่ใช้นับจำนวนข้อมูลทั้งหมด ทั้งที่เป็นฟิลด์ตัวเลข ข้อความ ค่าตรรกะ และค่าความผิดพลาดต่างๆแต่ยกเว้นเซลล์ที่เป็นค่าว่าง
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-2.png
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-2.png (178.06 KiB) Viewed 121 times
ใช้คำสั่ง COUNTBKANK สำหรับนับจำนวนเซลล์รายการที่เป็น "ช่องว่าง" เพื่อนำไปใช้ตรวจสอบฟิลด์ข้อมูลสำคัญที่ไม่ควรมีค่าว่าง โดยมีรูปแบบการใช้งานคือ
= COUNTBKANK(Range) ซึ่ง Range คือช่วงของข้อมูลที่ต้องการตรวจสอบค่าว่าง
ตัวอย่างเช่น ผู้ตรวจสอบต้องการตรวจสอบว่าฟิลด์ Unit_Cost ซึ่งเป็นราคาต้นทุนสินค้าต่อหน่วย ซึ่งอยู่นคอลัมน์ F ว่ามีค่าว่างหรือไม่ ในเซลล์ F155 ดังภาพ
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png (152.93 KiB) Viewed 120 times
จะเห็นได้ว่าผลลัพท์ที่ได้เท่ากับ 0 ซึ่งหมายถึงฟิลด์ Unit Cost ไม่มีเซลล์ที่เป็นค่าว่าง
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png
พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png (153.58 KiB) Viewed 118 times
สรุป
จากตัวอย่างการตรวจสอบนี้ หากพบความคลาดเคลื่อน ให้ตรวจสอบเอกสารและสอบถามหาสาเหตุจากผู้รับผิดชอบของกิจการ และสามารถสรุปผลได้ว่า จากการตรวจสอบและวิเคราะห์ขั้นพื้นฐาน แฟ้มข้อมูลที่นำเข้ามีจำนวนรายการ 152 รายการ และมี Stock Value เท่ากับ 680,479.94 บาท ถูกต้องครบถ้วนตรงกับที่ขอไป แฟ้มนี้จึงพร้อมที่จะตรวจสอบและวิเคราะห์ในรายละเอียดต่อไป

จากตัวอย่างการทำงานร่วมกันของ ACL และ Microsoft Excel ช่วยในการตรวจสอบนั้น สามารถทำได้โดยง่าย และไม่ยุ่งยาก โดยการใช้งานโปรแกรม ACL ในการนำเข้าข้อมูลจำนวนมากได้ และจัดกลุ่มข้อมูลเพื่อเลือกข้อมูลที่จำเป็นในเรื่องนั้นๆ ตามวัตถุประสงค์ของการรวจสอบ ซึ่งการตรวจสอบงานบัญชี ยังมีอีกมากมาย และการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปเข้ามาช่วยนั้น สามารถลดเวลาในการทำงาน เพิ่มความรวดเร็วและแม่นยำได้

อ้างอิง :
https://accsoft.cad.go.th/download/ACL/ACL_05.pdf
https://casdu.cad.go.th/ewt_news.php?nid=34&filename=information
https://buriram.cad.go.th/ewt_dl_link.php?nid=630
  • Similar Topics
    Replies
    Views
    Last post

Return to “Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี”

Who is online

Users browsing this forum: No registered users and 34 guests