หลายคนอาจสับสนระหว่างการทำ WI และ การเขียน JD
มาดู ประโยชน์ และ การนำไปใช้ กันของ WI, JD กัน
- JD (Job Description) ไว้สำหรับ บอกให้คนที่จะทำงานว่าต้องทำงานอะไร เช่นเอาไป ประกาศรับสมัครงาน ถ้าคุณสมัครมาทำแหน่งนี้ หน้าที่การทำงานของคุณคืออะไร
เช่น หน้าที่รับโทรศัพท์
- WI (Work Instruction) ไว้สำหรับพนักงาน หรือ บุคลากร ที่ต้องปฏิบัติหน้าที่แต่ละหน้าที่นั้นสามารถทำตามได้เลย เช่นพนักงานรับ โทรศัพท์ ก็จะต้องลงรายะเอียด ว่ารับโทรศัพท์ แล้ว ต้องไปบันทึกที่ไหน เรื่องอะไร ต้องส่งให้ใครหรือแผนกไหนต่อ ต้องตามเรื่องที่ส่งต่อแล้วว่าปิดเรื่องแต่ละเรื่องแล้วหรือไม่ ถ้ามีการใช้งานโปรแกรม สำเร็จรูปด้วย
WI ต้องบอก ตั้งแต่ เข้าใช้งานโปรแกรมได้ที่ไหน ข้อมูลจำเป็นที่ต้องบันทึกลงไป เป็นอย่างไร
อ้างอิงกระทู้หนึ่ง ของ pantip ของคุณ Along the restless sea.
เขียนไว้ค่อยข้างดี ดังนี้
ถ้า จะให้ดียิ่งขึ้นการทำ WI ที่ดี ถ้ามีภาพประกอบขั้นตอนของการทำงานก็จะดีมากๆ สำหรับคนที่ต้องมาทำงานในหน้าที่เดียวกัน หรือ การเปลี่ยนงานให้คนอื่นทำแทน หน้าที่ของตำแหน่งตัวเองได้Work Instruction คือเอกสารปฏิบัติงานครับ เขียนให้คนทำงานในกระบวนการนั้นๆทำตาม และเน้นลงลึกในรายละเอียด ตามขั้นตอน 1,2,3 ยกตัวอย่างในโรงงานทำขนมปังก็แล้วกันครับ วิศวกรฝ่ายผลิต จะต้องปฏิบัติงานอย่างไรในการใช้ตู้อบบ้างเพื่อให้พร้อมใช้งานและทำงานได้ เอกสารปฏิบัติงาน (Work Instruction หรือ WI) ก็จะเขียนว่า
ขั้นตอนที่ 1). ต้องตรวจสอบว่าตู้อบมีการต่อสายไฟเข้ากับแหล่งจ่ายไฟเรียบร้อย
2). กดปุ่ม A ปุ่ม B ที่หน้าตู้เพื่อตั้งค่าอุณหภูมิ
3). กดปุ่ม start
4). รอให้อุณหภูมิได้ 120 องศา แล้วเปิดตู้
5). เอาชิ้นส่วนที่เตรียมไว้ใส่เข้าไปในตู้ ...... เรื่อยไป จนอาจจะถึงขั้นที่ 30) ครับ
ส่วน JD (Job Description) หรือ รายละเอียดของหน้าที่ความรับผิดชอบ
หรือ เข้าใจง่ายๆคือ คนๆนี้บริษัทจ้างมาเพื่อการใด โดยมากทางฝ่ายบุคคลรวมถึงหัวหน้างานจะร่วมมือกันเป็นคนเขียนว่า วิศวกรฝ่ายผลิตต้องทำอะไรบ้างเช่น
เช่น เอกสาร JD ของ วิศวกรฝ่ายผลิตถูกว่าจ้างมา จะมีเขียนว่า
1). รับผิดชอบดูแล ปริมาณการผลิตขนมปังในแต่ละวันให้ได้จำนวนตามที่ลูกค้าต้องการ
2). รับผิดชอบดูแล การลดปริมาณของเสียที่เกิดจากการผลิตในแต่ละวัน
3). รับผิดชอบดูแล เครื่องมือที่ใช้ในการผลิตขนมปังให้อยู่ในสภาพที่ดี
WI อาจต้องกางอ่านทุกวันเพราะทำทุกวัน JD เอาไว้เราระลึกอยู่เสมอว่าเรามาที่นี่เพื่อสิ่งใด และเอาไว้ให้หัวหน้างานพิจารณาครึ่งปี หรือปลายปี ว่าเราทำงานได้ตามความที่บริษัทตั้งใจว่าจ้างเรามาทำงาน มากน้อยแค่ไหน ต้องปรับ ต้องเพิ่มอะไร บ้าง เอาคร่าวๆแค่นี้ก่อนครับ
อย่าลืมว่า WI ไม่ใช่ Manual แต่เราสามารถใช้ manual เป็นส่วนหนึ่งในการทำ WI ได้เพื่อให้การทำงานของพนักงานใหม่ได้ศึกษาควบคู่กันไปได้