Invoice อินวอยซ์ คืออะไร การทำธุรกิจค้าขาย
ในการทำ ธุรกิจแน่นอนนั้นต้องมีการซื้อหรือการขายสินค้า บริการเข้ามาเกี่ยวข้องแต่บางครั้งนั้นการที่เป็นคู่ค้ากันมาพอสมควรอาจไม่จำเป็นที่จะต้องชำระเงินเลยนะวันที่รับสินค้าหรือบริการเลยก็ได้อาจจะมีการทำเงื่อนไขกันไว้ซึ่งทางบัญชีเนี่ยก็จะออกเอกสารมาไว้ที่เราจำมาทำความเข้าใจกันที่เรียกว่า Invoice หรือใบแจ้งหนี้นี่แหละมาเพื่อไว้เรัยกเก็บเงินซึ่งในปัจจุบันเอกสารในส่วนนี้ก็สามารถที่จะปรับแต่งรูปแบบและะออกได้จากระบบ ERP แล้วนั่นเอง
Invoice (อินวอยซ์) หรือใบแจ้งหนี้ คืออะไร ?
ต้องบอกก่อนเลย การทำธุรกิจค้าขาย จำเป็นต้องใช้เงินเป็นจำนวนมากในการซื้อขายสินค้าและบริการ ในบางครั้งผู้ซื้อไม่สามารถนำเงินมาชำระสินค้าได้ในทันที เนื่องจากปัจจัยหลายๆอย่าง เช่น หมุนเงินในการลงทุนไม่ทัน หรือยังไม่มีรายได้ หรือต้องการสินค้าก่อนจึงจะชำระเงิน ด้วยเหตุนี้จึงเกิดการติดหนี้เกิดขึ้น เพื่อให้ผู้ซื้อ สามารถนำสินค้าหรือบริการไปใช้ก่อน แล้วนำเงินมาชำระในภายหลังได้ ดังนั้นผู้ซื้อกับผู้ขายจึงมาทำสัญญาใบแจ้งหนี้กัน ซึ่งใบรายการจะแสดงรายละเอียดการติดหนี้ของผู้ซื้อ เพื่อให้ผู้ซื้อได้ทราบว่าตนเองติดหนี้อะไรบ้าง เราเรียกใบรายการนั้นว่า ใบแจ้งหนี้ ซึ่งใบนี้คือ บิลหรือข้อมูลการซื้อขายที่ออกเป็นเอกสารโดยผู้ขายกับผู้ซื้อ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมการขายสินค้าและบริการ ใบแจ้งหนี้จะมีการระบุเงื่อนไขการชำระหนี้เพื่อให้ลูกหนี้นำเงินมาชำระภายในเงื่อนไขที่กำหนด เงื่อนไขเหล่านั้นอาจจะเป็นการให้ส่วนลดสินค้าเมื่อผู้ซื้อนำเงินมาชำระภายในวันที่กำหนด ในอุตสาหกรรมการให้เช่า ใบแจ้งหนี้ต้องมีการอ้างอิงระยะเวลาโดยเฉพาะตั้งแต่ถูกเรียกเก็บเงิน ดังนั้น นอกจากปริมาณ ราคา และส่วนลด ยอดเงินการชำระหนี้ยังขึ้นอยู่กับระยะเวลา โดยทั่วไปแล้วใบแจ้งหนี้จะแสดงรายละเอียดการเช่าจากเวลาจริงๆ คือแสดงชั่วโมง วัน เวลา สัปดาห์ เดือน หรือวันที่ออกบิล ซึ่งใบแจ้งหนี้นี้ จะถูกนำมาจัดแยกประเภทหมวดหมู่ในบัญชีโดยนักบัญชีเพื่อนำข้อมูลเหล่านี้ไปวิเคราะห์แนวทางในการดำเนินธุรกิจต่อไปอีกด้วย
ความสำคัญของ Invoice
Invoice เป็นเอกสารที่มีความสำคัญในการทำธุรกิจค้าขาย เนื่องจากมันเป็นทางการระบุรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการซื้อขายสินค้าหรือบริการระหว่างธุรกิจและลูกค้า ด้วยรายละเอียดที่ครบถ้วนและชัดเจนที่ปรากฏใน Invoice ทำให้การทำธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่นและดูเป็นมืออาชีพ โดยทางเราก็ยกหัวข้อมาพอสังเขป
- Invoice จะบันทึกรายละเอียดการซื้อขายทั้งหมด เช่น จำนวนสินค้า, ราคาต่อหน่วย, รวมเป็นเงิน, และเงื่อนไขการชำระเงิน เป็นต้น ซึ่งมีประโยชน์ในการติดตามและบันทึกการทำธุรกิจ
- การให้ Invoice ที่มีรายละเอียดถูกต้องชัดเจนทำให้การเงินและการบัญชีของธุรกิจได้รับข้อมูลที่สมบูรณ์แบบ เพื่อการวางแผนและบริหารการเงินในธุรกิจ
- Invoice เป็นหลักฐานทางกฎหมายที่ใช้ในกระบวนการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า และเป็นหลักฐานที่สำคัญในกรณีที่มีข้อพิพาททางกฎหมาย
- การให้ Invoice ที่ชัดเจนช่วยลดความสับสนและการเข้าใจผิดพลาดในการซื้อขาย ทำให้ประหยัดเวลาในการแก้ไขปัญหาและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากข้อผิดพลาด
- Invoice ที่มีรายละเอียดเป็นระเบียบเรียบร้อยทำให้ธุรกิจมีความเป็นมืออันดับหนึ่งในการทำธุรกิจค้าขาย
- การให้ Invoice ที่ชัดเจนและถูกต้องช่วยสร้างความไว้วางใจในทางธุรกิจ, ลูกค้าจะรู้สึกมั่นใจในการทำธุรกิจกับธุรกิจของคุณ
- Invoice เป็นทางการที่แสดงถึงการทำธุรกิจและรายละเอียดของการซื้อขาย ทำให้การบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ประเภทของ Invoice ที่พบบ่อยๆ ได้แก่
- Standard Invoice (อินวอยซ์มาตรฐาน) เป็น Invoice ที่ใช้ในการระบุรายละเอียดการซื้อขายแบบทั่วไป, รวมถึงรายการสินค้า, ราคา, จำนวน, และรวมเป็นเงิน
- Commercial Invoice (อินวอยซ์พาณิชย์) มักใช้ในการทำธุรกิจข้ามประเทศ เพื่อประกอบการกรอกข้อมูลภาษีและข้อมูลการส่งออก
- Proforma Invoice (อินวอยซ์โปรโฟร์ม่า) เป็น Invoice ที่อาจถูกสร้างขึ้นก่อนการจัดส่งสินค้าหรือบริการเพื่อให้ลูกค้าทราบค่าใช้จ่ายโดยประมาณ
- Credit Memo (อินวอยซ์เครดิต) ใช้ในการปรับปรุงหนี้หรือในกรณีที่ต้องทำการคืนเงินลูกค้า
- Debit Memo (อินวอยซ์เดบิต) ใช้ในกรณีปรับปรุงหนี้เพิ่มเติมหรือเพิ่มค่าในรายการ
- Timesheet Invoice (อินวอยซ์ที่ระบุเวลา) ใช้ในกรณีที่ค่าบริการหรือการทำงานถูกวัดตามเวลาที่ใช้
- Recurring Invoice (อินวอยซ์ที่เกิดซ้ำ) ใช้ในกรณีที่มีการทำธุรกิจที่มีการเรียกเก็บเงินเป็นระยะ
- Final Invoice (อินวอยซ์สุดท้าย) ใช้เมื่อการซื้อขายหรือโครงการเสร็จสิ้น
- Progress Invoice (อินวอยซ์ความคืบหน้า) ใช้ในกรณีที่การทำงานหรือโครงการมีการคืบหน้าและต้องการการชำระเงินเป็นส่วน
- Interim Invoice (อินวอยซ์ช่วง) ใช้ในกรณีที่มีการแบ่งการทำงานหรือโครงการออกเป็นช่วงๆ
ดังนั้น บแจ้งนี้จึงเป็นเอกสารที่ทำขึ้นระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ทำให้ผู้ซื้อสามารถมาซื้อสินค้าและบริการจากผู้ขาย เพื่อให้สามารถนำสินค้าและบริการเหล่านี้ไปหาเป็นรายได้ก่อนแล้วจึงค่อยนำเงินมาชำระค่าสินค้าและบริการภายหลัง โดยมีเงื่อนไขกำหนดเพื่อให้ผู้ซื้อนำเงินมาชำระหนี้ภายในเงื่อนไขที่กำหนด ซึ่งในปัจจุบันนั้น ใบแจ้งนี้ก็สามารถกระทำได้โดยโปรแกรมบัญชีสามารถดูเพิ่มเติมได้ที่หมวด Accounting software หรือ โปรแกรมบัญชี OpenERP ฟรี!! ไม่มีค่าใช้จ่าย
