งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร - Bank Reconciliation Statement หรือ งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร
การดำเนินธุรกิจในปัจจุบันการควบคุมระบบเงินสดหรือ รายการเทียบเท่าเงินสดในกิจการเป็นสิ่งที่สำคัญ เนื่องจากรายการเทียบเท่าเงินสดเป็นรายการที่มีสภาพคล่องสูงต้องมีระบบที่ควบคุมดูแลอย่างดี ยอดเงินฝากธนาคารก็เป็นอีกหนึ่งในรายการเทียบเท่าเงินสดที่มีสภาพคล่องสูง กิจการจึงต้องมีการตรวจสอบยอดเงินฝากธนาคาร ซึ่งสามารถทำได้ที่งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารหรืองบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร
Bank Reconciliation Statement (อ่านว่า "แบงคฺ เรคเคินซิลลิเอ'เชิน สเทท'เมินทฺ") คือ งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารหรืองบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร เป็นงบที่กิจการได้จัดทำขึ้นเพื่อพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร ระหว่างยอดที่กิจการบันทึกบัญชีและใบแจ้งยอดเงินฝากที่ธนาคารส่งมาให้ ว่ามีความแตกต่างกันหรือไม่ มีสาเหตุใดบ้างที่ทำให้ยอดคงเหลือที่กิจการบันทึกบัญชีและยอดคงเหลือตามใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคารมียอดที่แตกต่างกันสามารถสรุปได้ดังนี้
- เงินฝากระหว่างทาง เป็นรายการฝากเงินที่กิจการได้บันทึกบัญชีแล้วแต่ธนาคารยังไม่ได้บันทึกบัญชี มีผลทำให้ใบแจ้งยอดเงินฝากที่ธนาคารส่งมาให้ต่ำกว่ายอดเงินฝากธนาคารที่กิจการบันทึก
- เช็คค้างจ่าย เป็นเช็คที่กิจการสั่งจ่ายไปแล้วแต่ผู้ที่ได้รับเช็คยังไม่นำไปขึ้นเงินกับธนาคาร มีผลทำให้ใบแจ้งยอดเงินฝากที่ธนาคารส่งมาให้สูงกว่ายอดเงินฝากธนาคารที่กิจการบันทึก
- ธนาคารเพิ่มยอดเงินฝากโดยที่ไม่ได้แจ้งให้กิจการทราบ เช่น มีการโอนเงินเข้าบัญชี หรือการที่ธนาคารเรียกเก็บเงินตามตั๋วและนำเข้าบัญชีซึ่งธนาคารเพิ่มยอดให้แต่กิจการยังไม่ได้เพิ่ม มีผลทำให้ใบแจ้งยอดเงินฝากที่ธนาคารส่งมาให้สูงกว่ายอดเงินฝากธนาคารที่กิจการบันทึก
- ธนาคารลดยอดเงินฝากโดยมิได้แจ้งให้ทราบ เช่น ค่าธรรมเนียม ค่าสมุดเช็ค เช็คคืน เป็นต้น รายการนี้มีผลทำให้ใบแจ้งยอดเงินฝากที่ธนาคารส่งมาให้ต่ำกว่ายอดเงินฝากธนาคารที่กิจการบันทึก
- การบันทึกบัญชีผิดพลาด อาจเนื่องมาจากพนักงานของกิจการหรือพนักงานของธนาคารบันทึกบัญชีผิดพลาดเช่น นำเช็คของผู้อื่นมาหักบัญชี หรือฝากผิดบัญชี หรือลงบัญชีสูงไป และต่ำไป เป็นต้น
ตัวอย่างงบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร
ตัวอย่างการปรับปรุงบัญชีในสมุดรายวัน
จากงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารข้างต้นจะเห็นได้ว่าการพิสูจน์ยอดนั้นมีความสำคัญมาก นอกจากจะช่วยตรวจสอบความถูกต้องของยอดเงินฝากแล้วยังช่วยควบคุมระบบเงินสดอีกด้วย รวมถึงการลงบัญชี และ การนำฝากเข้าบัญชีธนาคาร
ในการตรวจสอบการทำ งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร เราจะใช้ ข้อมูลสามส่วน ดังนี้
- ใบแจ้งยอกเงินฝากธนาคาร
- สมุดเงินสดรับ
- ทะเบียนเช็ค
โดยนำข้อมูลทั้งสามส่วนนี้มากระทบยอดกัน
โดยปกติยอดเงินฝากธนาคารมักจะไม่ตรงกับยอดคงเหลือตามบัญชีของกิจการ ทำให้กิจการต้องหาสาเหตุของความแตกต่าง ด้วยวัตถุประสงค์
- เพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของตัวเลขที่บันทึกไว้ทั้งสองฝ่าย
- เป็นข้อมูลสำหรับการปรับปรุงบัญชีเงินฝากธนาคารให้ถูกต้อง
กิจการควรจัดทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารเป็นประจำทุกเดือน และ หากกิจการมีบัญชีเงินฝากธนาคาร (Book Bank) มากกว่า 1 บัญชี กิจการต้องจัดทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารแต่ละบัญชีแยกจากกัน
ปัจจุบันการจัดทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารมีเครื่องมือช่วยให้ผู้ทำบัญชี สามารถทำงานได้สะดวกขึ้นโดยใช้ Template เช่น สำหรับใครที่ใช้งาน - Google Sheet - ทำตารางจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ ในการทำงาน สามารถค้นหา คำว่า " google sheet bank reconciliation " เพื่อนำมาเป็นต้นแบบในการทำงานได้
References : Bank Reconciliation Statement. “Bank Reconciliation Statement”. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก: krurabieb.wordpress.com. [4 ก.ค. 2017]
References : Bank Reconciliation Statement. “Bank Reconciliation Statement”. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก: www.thaitaxinfo.com. [4 ก.ค. 2017]
References : Bank Reconciliation Statement. “Bank Reconciliation Statement”. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก:
www.avaccount.com. [4 ก.ค. 2017]
