ใบลดหนี้ คืออะไร

ใบลดหนี้ คือ เอกสารเสริมประกอบใบกำกับภาษี   ภาษีมูลค่าเพิ่ม  หรือใบแจ้งหนี้ ที่ใช้ต่อเมื่อมีการปรับลดราคาขายสินค้า คืนสินค้า ยกเลิกสัญญา หรือคืนเงินให้กับลูกค้า ที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงข้อตกลงการขายเดิม เมื่อเกิดกรณีเหล่านี้จึงต้องออกใบลดหนี้ทุกครั้ง โดยอ้างอิงจากใบกำกับภาษีใบเดิมที่เคยเปิดไว้ เพื่อให้มีเอกสารที่แสดงว่าได้รับของคืนหรือได้รับการคืนเงิน รวมไปถึงเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบจำนวนเงินที่ถูกต้องที่ลูกค้าจะต้องจ่ายเงิน

ใบลดหนี้ เกิดจากอะไร
1. เมื่อมีการลดราคาสินค้า/บริการ เนื่องจากสินค้าที่ส่ง ส่งไม่ครบ  จากจำนวนที่ตกลงซื้อขายกันไว้ หรือให้บริการ ขาดไป หรือบกพร่องหรือผิดไปจากข้อตกลงที่ตกลงกัน
2. คำนวณราคาสินค้าหรือราคาค่าบริการผิดพลาด “สูงกว่า” ที่เป็นจริง
3. ในฐานะผู้ขาย ได้รับสินค้าที่เราขายไปนั้นกลับคืนมาเนื่องจากสินค้าชำรุดบกพร่องไม่ตรงตามตัวอย่าง หรือไม่ตรงคุณสมบัติที่ตกลงไว้ ทำให้มีการคืนสินค้าหรือแลกเปลี่ยนสินค้าตามข้อตกลง
4. มีการบอกเลิกสัญญาบริการหรือว่าไม่มีการให้บริการตามสัญญา
5. มีการจ่ายเงินชดเชยให้กับผู้ซื้อ, มีการจ่ายคืนเงินจ่ายล่วงหน้า/เงินประกัน/เงินมัดจำ ให้กับผู้ซื้อตามข้อตกลงทางการค้า

มีผลกระทบกับแผนกอะไรบ้าง

1.  แผนก บัญชี Accounting 

ใบลดหนี้ กระทบการทำงานของเราอย่างไรต่อ?
หากว่าอยู่ในฐานะผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เป็นผู้ขาย ก็จะมีสิทธินำภาษีมูลค่าเพิ่มตามใบลดหนี้ที่คุณออกนั้น ไป “หักออก” จากภาษีขายของตนเองในเดือนที่มีการออกใบลดหนี้นั้น (ถ้าเพิ่มหนี้ก็คือนำไปเพิ่มภาษีขายนั่นเองครับ)

แต่หากว่าอยู่ในฐานะผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เป็นผู้ซื้อ ก็คือทำในทางตรงข้ามกัน คือนำภาษีมูลค่าเพิ่มที่ปรากฎในใบลดหนี้นั้นไป “หักออก” จากภาษีซื้อของตนเองในเดือนที่ได้รับใบลดหนี้ (ถ้าเพิ่มหนี้ก็คือนำไปเพิ่มภาษีซื้อ)

2. แผนก คลังสินค้า 

ตัวสินค้าที่ได้รับคืนมาจากผู้ซื้อจากการออกใบลดหนี้นั้น ความสำคัญของใบลดหนี้อยู่ที่การนำสินค้าคืนกลับเข้าคลัง และไม่สามารถรับคืนได้แต่เพียงเอกสาร ตัวสินค้าก็ต้องนำเข้าคืนคลังด้วย ไม่อย่างนั้นจะไม่สามารถถือได้ว่าผู้ขายได้รับการคืนสินค้านี้และออกใบลดหนี้ได้

สรุปคือ
การออกใบลดหนี้ จะต้องแก้ไข ภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามใบลดหนี้ที่่ออกไปให้ กับลูกค้า จากภาษีขาย
ส่วนสินค้า ต้องได้รับคืนจากผู้ซื้อ กลับเข้าคลังสินค้า ตามเดิม

จะเห็นได้ว่าการคืนสินค้า การปรับราคา หรือการบอกเลิกบริการตามสัญญา เป็นเหตุผลให้ผู้ประกอบการ สามารถออกใบลดหนี้ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มได้ โดยจะต้องเป็นไปตามเงื่อนไขที่สรรพากรกำหนดเท่านั้น และจะต้องเกิดขึ้นจริง (เช่นมีการคืนสินค้าเข้าคลัง) หากไม่ได้ปฏิบัติตามกฎหมายอย่างถูกต้องครบถ้วน อาจมีโทษทั้งทางแพ่ง และทางอาญาตามประมวลรัษฎากร