ระบบ ERP คืออะไร โปรแกรม ERP
เมื่อพูดถึงองค์กรหรือบริษัทที่มีขนาดเล็ก ขนาดกลาง จนไปถึงใหญ่นั้นแต่ละที่ก็จะมีขอบเขตการดำเนิน ธุรกิจที่แตกต่างกันออกไปและเมื่อมีขอบเขตหรือมีการขยายธุรกิจให้มีขนาดที่เติบโตขึ้น สิ่งหนึ่งที่เลี่ยงไม่ได้เลยก็คือการต้องเผชิญกับความซับซ้อนและรายละเอียดของการจัดการทรัพยากรต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยความที่มีหลากหลายแผนกหลากหลายกระบวนการการดำเนินงานนั้นอาจจะซ้ำซ้อน วกวน ไม่ไหลลื่นเป็นไปในทางเดียวกันอย่างที่ควร สิ่งนี้แหละครับที่ระบบ ERP จะเข้ามามีบทบสทสำคัญซึ่งก่อนอื่นเราจะมาทำความเข้าใจกันว่าเจ้าสิ่งนี้มันคืออะไรเรามาทำความเข้าใจพร้อมๆกันเลยครับ
มาทำความเข้าใจว่าระบบ ERP ว่ามันคืออะไร
ERP นั้นจริงๆ แล้วย่อมาจากคำว่า Enterprises Resource Planning หรือเรียกว่าระบบการจัดการและวางแผนการใข้ทรัพยากรต่างๆ นะบบ ERP นั้นเรียกได้ว่าเป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จในการบริหารจัดการทรัพยากรต่าง ๆ ภายในองค์กร โดยรวมถึงทรัพยากรมนุษย์ ทรัพย์สิน การเงิน การผลิต การจัดจำหน่าย และกระบวนการธุรกิจอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ระบบ ERP ช่วยในการอัพเดทข้อมูลและแบ่งปันข้อมูลที่สำคัญระหว่างแผนกและฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กรเพื่อให้การบริหารจัดการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและมีความสอดคล้องกัน
2 ประเภทหลักของระบบ ERP
สำหรับระบบ ERP นั้นก็จะมีประกอบอยู่ด้วยกัน2ประเภทหลักๆ ดังนี้
- ระบบ server ขององค์กร (On-Premises ERP)
- การติดตั้งและการใช้งาน คือระบบที่ติดตั้งและทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร ซึ่งการติดตั้งและการดูแลรักษาเป็นหน้าที่ของทีม IT ภายใน ทำให้องค์กรต้องมีพื้นที่สำหรับการจัดเก็บฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์
- ความควบคุมและความปลอดภัย องค์กรมีความควบคุมและความปลอดภัยที่สูงต่อข้อมูล เนื่องจากระบบ ERP ติดตั้งในสถานที่ สามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้ตามนโยบายที่กำหนด
- การอัปเกรด การอัปเกรดระบบอาจจะซับซ้อนและต้องใช้เวลามากกว่า Cloud-based ERP เนื่องจากต้องทำการอัปเกรดฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ภายในองค์กร
- ระบบบนคลาวด์ (Cloud-based ERP)
- การใช้งานและเข้าถึง ระบบที่ใช้บนคลาวด์และสามารถเข้าถึงผ่านอินเทอร์เน็ต ทำให้ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมบนเครื่องคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่อง ลดความซับซ้อนในการจัดการฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์
- ความยืดหยุ่นในการปรับขนาด มีความยืดหยุ่นในการปรับขนาดตามความต้องการขององค์กร สามารถเพิ่มหรือลดการใช้งานได้ตามที่จำเป็น
- ค่าใช้จ่าย มักมีค่าใช้จ่ายเป็นรายเดือนหรือรายปี ซึ่งอาจช่วยลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและการอัปเกรด
โปรแกรม ERP บนท้องตลาดมีเจ้าไหนบ้าง
ตอนนี้โปรแกรม Enterprise Resource Planning (ERP) มีหลายบริษัทผู้ให้บริการบนท้องตลาด ซึ่งรวมถึงบริษัทใหญ่และเล็ก ๆ ที่มีโซลูชันและโมดูลต่าง ๆ ตามความต้องการขององค์กร นี่คือบางบริษัทที่ได้รับความนิยมในตลาด ERP
ตอนนี้โปรแกรม Enterprise Resource Planning (ERP) มีหลายบริษัทผู้ให้บริการบนท้องตลาด ซึ่งรวมถึงบริษัทใหญ่และเล็ก ๆ ที่มีโซลูชันและโมดูลต่าง ๆ ตามความต้องการขององค์กร นี่คือบางบริษัทที่ได้รับความนิยมในตลาด ERP SAP เป็นหนึ่งในบริษัทใหญ่ที่มีชื่อเสียงในระดับสากล เป็นผู้ให้บริการ ERP ที่มีโมดูลและความสามารถที่หลากหลาย สามารถปรับแต่งตามความต้องการขององค์กรได้
Oracle มี ERP ที่มีความสามารถในการรองรับองค์กรใหญ่ ๆ ด้วยโมดูลที่หลากหลาย รวมถึงโซลูชันสำหรับการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลและการเงิน
Microsoft Dynamics 365 Microsoft ให้บริการ ERP และ CRM บนคลาวด์ มีโมดูลต่าง ๆ สำหรับการจัดการธุรกิจและการวางแผนทรัพยากร
Infor เน้นให้บริการ ERP และแพลตฟอร์มเชิงนำเข้า มีโซลูชันที่เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมและองค์กรต่าง ๆ
Epicor เน้นทางด้านการผลิต จัดจำหน่ายและบริการ มีเครื่องมือในการจัดการธุรกิจและการวางแผนทรัพยากร
Odoo ระบบ ERP โอเพนซอร์สที่มีคุณสมบัติและโมดูลต่างๆ สำหรับธุรกิจที่แตกต่างกัน
MDERP ระบบซอฟต์แวร์สำหรับบริหารจัดการธุรกิจอย่างครบวงจรใช้งานง่าย ครบถ้วนทุกฟังช์ นอกจากนี้ยังสามารถพัฒนาให้ตรงตามแล้วแต่ละองค์กรณ์เพิ่มขึ้นมาโดยเฉพาะได้อีกด้วย
ซึ่งที่กล่าวยกมานี้เป็นเพียงส่วนน้อยยังมีการให้บริการอีกมากมายหลากหลายเจ้านะครับ
Module ระบบ ERP ประกอบไปด้วย
การทำงานของแต่ละแผนกในระบบ ERP ส่วนมากนั้นจะเรียกว่า Module โดยส่วนมากหัวข้อหลักๆจะมีดังต่อไปนี้
Modules Sales หรือ ระบบงานขาย : โดยโปรแกรม ERP ก็มีการพัฒนามาอย่างมากโดยความพิเศษหรือความสามารถของโมดูล Sales นั้นก็มีประสิทธิภาพตอบโจทย์การทำงานในองค์กรเป็นอย่างมากเริ่มตั้งแต่สามารถสร้างบริษัท ผู้ติดต่อ ของลูกค้าเพื่อไว้ดึงไปใช้ในใบสำคัญต่างๆ ในระบบได้ง่ายขึ้น และสุดยอดการบวนการตั้งแต่ใบเสนอราคาขาย จนจบกระบวนการใบสั่งขาย ก็มีการบันทึกการทำงานทุกขั้นตอนภายใน ไหนจะต้องอนุมัติก่อนขาย จากสิทธิ์ที่สูงกว่าถึงจะปล่อยของได้ สามารถสร้างส่วนลดสำหรับการขายได้อย่างหลากหลายทุกเทศกาล
Modules Purchases หรือ ระบบงานจัดซื้อ : เมื่อพูดถึง Modules Purchases หรือโมดูลจัดซื้อในระบบ ERP แล้วก็รวดเร็วสามารถเสนอราคาก่อนซื้อสินค้าหรือดูประวัติกันได้แบบตลอด ด้วยระบบเสนอราคาผ่านทางอีเมล์จากการผูกบัญชีกับผู้ติดต่อการค้าแล้ว สามารถสร้างราคาส่วนลดได้ตามต้องการ และไม่ใช่ว่าใครก็สามารถกดอนุมัติได้เป็นการควบคุมต้นทุนบริษัทในอีกช่องทางเลย
Modules Accounting หรือ ระบบงานบัญชีและการเงิน : จะเรียกว่าหัวใจหลักสำหรับโปรแกรม ERP เลยก็ว่าได้สำหรับโมดูลบัญชีที่มาพร้อมกับความสามารถมากมายทางการบันทึกบัญชีเพื่อที่จะทำยื่นเอกสารสำคัญๆกับทางหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง สามารถตั้งค่าได้ตั้งแต่ ประเภทของภาษี หัวกระดาษ กำหนดบัญชีธนาคารทั้งทางของบริษัทเอง หรือจะคู่ค้าทั้งหลายและสะดวกสบายเพราะมีฟังก์ชั่นการทำงานการสร้างใบแจ้งหนี้ทั้งซื้อและขาย แสดงอยู่ในหน้าใบสั่งซื้อสั่งขายอยู่แล้ว เรียกได้ว่าตรวจสอบกันละเอียดไม่มีพลาดแน่นอนกว่าจะรับชำระเงินได้ ผ่านการกรองข้อมูลและกว่าจะ Approve ได้นั้นมีการบันทึกทุกขั้นตอน สามารถยื่นภาษีย้อนหลังไม่ตรงเดือนได้ไหนจะตั้งค่าใบเสร็จหรือใบวางบิล จะให้มีใบเดียวเลยหรือมีสำเนาก็สามารถทำได้ ตอบโจทย์มากๆ ในส่วนของโมดูลนี้
Modules Warehouse หรือ ระบบงานคลังสินค้า : โมดูล Warehouse หรือ ระบบคลังถือว่าสำคัญมากหลายๆ องค์กรณ์พบเจอปัญหาของขาดหายบ่อย ได้โมดูลนี้ไปหายห่วงแน่นอนเพราะความสามารถเริ่มตั้งแต่ กำหนด หน่วยนับ สร้างสินค้า ตามที่องค์กรณ์ของเราทำการได้อิสระ และก่อนรับเข้าสินค้าก็ยังมีการสร้าง หมายเลข Lot หรือ ซีเรียลนัมเบอร์ของแต่ล่ะชิ้น สามารถรับเข้าได้ด้วยระบบการยิงสินค้าที่เรียกว่า Loading Stock สามารถตรวจนับ ปรับเพิ่ม ปรับลด สินค้าในระบบคลังได้ ไหนจะระบบการ เคลมสินค้า ที่สามารถสลับปรับเปลี่ยนตัวสินค้าได้โดยอิงจาก SN สามารถสร้างสถานที่เก็บสินค้าชั้น หรือ คลังได้ตามต้องการ ก่อนจัดส่งสำหรับขายก็มีระบบให้เราตรวจสอบจำนวนสินค้าก่อนที่จะตกลงกับลูกค้าอีกด้วย ถือว่าหายห่วงเลยสามารถตรวจสอบสินค้าได้แบบสะดวกสบายไม่ต้องพกกระดาษเป็นปึกๆ อีกต่อไปแล้ว
Modules Report หรือ ระบบรายงาน : โมดูลของการดูรายงานซึ่งเหมาะๆ มากๆ มี Dashboard ไว้ให้ผู้บริหาร หัวหน้า หรอ คนที่เกี่ยวข้องมาพิจารณาเพื่อประกอบการตัดสินใจจากการดำเนินงานในระยะเวลาต่างๆที่ผ่านมา เช่นดูรายงานว่า Sales คนนี้ขายได้ยอดเท่าไร สินค้าไหนขายดี เสียภาษีอะไรไปเท่าไร สามารถดูได้ทั้งรูปแบบ ของหน้าโปรแกรมเองหรือ ไฟล์ PDF Excel ก็สามารถส่งออกมาเพื่อนำไปพรีเซ็นต์เจ้านายกันได้แบบสะดวกสบายเลย
ระบบอื่น ๆ : ที่กล่าวมาเป็นตัวอย่างของ ERP เบื้องต้นซึ่งแต่ละองค์กรณ์บอกเลยว่าจะมีรูปแบบการดำเนินงานหรือแต่ละแผนกที่ไม่เหมือนกันโดยระบบที่ไม่มีบน ERP นั้น เช่นระบบงานเคลม หรือระบบบริหารจัดการคลังสินค้าแบบครบวงจร ก็สามารถที่จะทำการ Customize ได้ตรงตามความต้องการของแต่ละองค์กรณ์ เพื่อความเหมาะสมตอบสนองต่อประโยชน์ในการนำไปใช้งานสูงสุด ซึ่งยกตัวอย่างเป็นจากทาง MDsoft ระบบบริหารจัดการคลังสินค้า
พบปัญหาแบบไหน ควรรีบใช้ระบบ ERP
สำหรับองค์กรณ์หรือบริษัทที่ยังไม่ได้หันมาใช้งานระบบ ERP กันแล้วละก้อหากพบเจอปัญหาเหล่านี้ไม่ควรมองข้าม อาจเป็นสัญญาณเตือนว่าถึงเวลาที่จะต้องจัดการบริหารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นแล้ว
- ข้อมูลแยกสับสนและขั้นตอนการทำงานที่ไม่เป็นระบบ หากองค์กรมีการทำงานและข้อมูลที่แยกสับสน ทำให้เกิดความไม่ราบรื่นในกระบวนการธุรกิจ การใช้งาน ERP ช่วยเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการต่าง ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความเป็นระบบ
- หากการตัดสินใจในองค์กรมีความยุ่งยากและไม่มีข้อมูลที่ชัดเจน การใช้ ERP ช่วยในการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจ
- ความไม่ยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยน หากองค์กรไม่สามารถปรับเปลี่ยนกระบวนการหรือข้อมูลได้ตามความต้องการ การใช้งาน ERP ช่วยในการทำกระบวนการและข้อมูลให้เป็นยืดหยุ่นและสามารถปรับเปลี่ยนได้
- หากไม่มีระบบที่ช่วยในการจัดการทรัพยากรบุคคลและเงินเดือน การติดตามความเชี่ยวชาญและผลงานของพนักงาน การวางแผนทรัพยากรบุคคล อาจทำให้การบริหารทรัพยากรมนุษย์ไม่เป็นระบบ
- การใช้งานระบบที่ไม่ทันสมัยหรือไม่เชื่อมโยงกัน อาจทำให้กระบวนการธุรกิจช้าลง เช่น การรอคอยข้อมูลจากแผนกอื่น ๆ หรือการทำงานกับเอกสารที่ต้องมีการกรอกข้อมูลซ้ำ
- ข้อมูลที่แยกสันสนในระบบต่าง ๆ ทำให้เกิดความลำบากในการสร้างรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อให้มีข้อมูลสำคัญในการตัดสินใจ
- ใช้ไฟล์ Excel ในการเก็บข้อมูลที่มีสูตรเยอะจะหาอะไรแต่ละอย่างช่างแสนนาน
- เนื่องจากเป็นระบบการเก็บข้อมูลที่ไม่ชัดเจนส่งผลให้ผู้ใช้งานกรอกข้อมูลที่ไม่ตรงตามจริงว่งผลในหลายๆด้าน
ระบบ ERP เหมาะกับองค์กรหรือบริษัทแบบไหน
- บริษัทขนาดกลางถึงใหญ่ บริษัทที่มีขนาดใหญ่และข้อมูลมาก เนื่องจากการใช้ ERP จะช่วยในการรวมและจัดการข้อมูลจำนวนมากในระบบเดียวกัน
- องค์กรที่มีกระบวนการธุรกิจซับซ้อน ถ้าบริษัทมีกระบวนการธุรกิจที่ซับซ้อนและความต้องการในการรวมและบริหารจัดการทรัพยากรหลายประเภท ERP จะช่วยในการปรับปรุงความมีประสิทธิภาพและลดความซับซ้อน
- บริษัทที่มีกระบวนการทางธุรกิจหลากหลาย เหมาะสำหรับบริษัทที่มีการผลิต จัดจำหน่าย การบริหารคลังสินค้า การทรัพยากรบุคคล และกระบวนการอื่น ๆ ในองค์กรเดียว
- องค์กรที่ต้องการการปรับปรุงกระบวนการ ถ้าบริษัทมีความต้องการในการปรับปรุงและระบบในกระบวนการต่าง ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และลดความซับซ้อน ระบบ ERP จะช่วยในการทำเช่นนี้
- บริษัทที่ต้องการความปลอดภัยและการควบคุมข้อมูล ช่วยในการปกป้องความปลอดภัยข้อมูลและมีการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล
- บริษัทที่ต้องการความสามารถในการปรับแต่ง บางระบบสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการขององค์กรได้
ประโยชน์ของการใช้งานระบบ ERP ในองค์กร
- ช่วยปรับปรุงและระบบในกระบวนการต่าง ๆ ขององค์กร ทำให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างเป็นระบบ มีการบันทึกข้อมูลและการกระทำที่คล้องคลังกัน
- ช่วยในการรวบรวมและบันทึกข้อมูลทุกประเภทในระบบเดียวกัน ทำให้ข้อมูลมีความสอดคล้องและถูกต้อง
- ช่วยในการวางแผนทรัพยากรต่าง ๆ อย่างเช่น ทรัพยากรบุคคล วัสดุ และการเงิน ให้มีการใช้ประสิทธิภาพสูงสุด
- ช่วยในการติดตามสถานะการทำงานและสร้างรายงานที่ชัดเจน ทำให้สามารถวิเคราะห์ผลงานและประสิทธิภาพได้ง่ายขึ้น
- ช่วยให้องค์กรสามารถปรับแต่งกระบวนการและโครงสร้างระบบตามความเปลี่ยนแปลงได้ง่ายขึ้น เช่น การเพิ่มโมดูลหรือปรับปรุงการทำงาน
- ช่วยในการทำให้ข้อมูลเพิ่มประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาดในการสื่อสาร และเพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการธุรกิจ
- ช่วยในการระบุและควบคุมความเสี่ยงทางธุรกิจ เช่น การตรวจสอบระบบการควบคุมภายใน การตรวจสอบการเงิน และการบริหารความเสี่ยง
- ช่วยให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- ช่วยในการจัดการราคาต้นทุน การจัดการราคาขาย และการควบคุมการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ เพื่อลดการสูญเสียทรัพยากรและต้นทุน
- ช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล
สรุปได้ว่า ERP เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เพิ่มประสิทธิภาพงาน เพิ่มความสามารถในการทำงาน และใช้ประโยชน์จากข้อมูลแบบเรียลไทม์ ทุกท่านสามารถดูตัวอย่างการใช้งานระบบ ERP ได้จากตัวอย่างต่อไปนี้ ระบบ ERP กับงานจัดซื้อหรือจะดูข้อมูลความรู้เกี่ยวกับเรื่อง ERP ต่างๆ ได้ที่ OpenERP - ระบบ ERP OpenSource นอกจากนี้แล้วหากยังอ่านแล้วยังไม่เข้าใจเรามีแปะแนะนำคลิป VDO เพิ่มเติมด้านล่างนี้นะครับ