Log a note ในระบบ ERP
การเขียนบันทึกนั้นมีมาเนิ่นนานตั้งแตาสมัยก่อนที่พัฒนาขึ้นมาเรื่อยๆ มาจนถึงปัจจุบันเรียกได้ว่าเป็นกระบวนการที่มีความสำคัญในการบันทึกข้อมูล ข้อความที่เกี่ยวกับเหตุการณ์หรือกิจกรรมที่เกิดขึ้นในหลากหลายสถานการณ์ การจดบันทึกนั้นเป็นวิธีการที่มนุษย์ใช้ในการเก็บรักษาข้อมูลสำคัญซึ่งในทาง ธุรกิจนั้นข้อมูลมีความสำคัญเป็นอย่างมากในปัจจุบันก็นิยมหันมาใช้งานในระบบ ERP ที่มีฟิเจอร์ที่ชื่อว่า Log a note จะมีประโยชน์อย่างไรเรามาชมไปด้วยกันเลย
Log a note คืออะไร ?
Log a note เป็นเครื่องมือหนึ่งในระบบ ERP ที่จะบันทึกข้อมูลการดำเนินงานแต่ละขั้นตอนของเอกสารนั้น ว่าผู้บันทึกได้ทำอะไรไปบ้าง แก้ไข ยกเลิก ข้อความไหนซึ่งจะแสดงอยู่ส่วนล่างของเอกสารที่ได้บันทึกซึ่งจะไม่แสดงให้ลูกค้าเห็นการบันทึกข้อมูลนี้เด็ดขาด จะแสดงข้อมูลที่ทำการเปลี่ยนแปลง วัน เวลา ผู้ที่เปลี่ยนแปลง เป็นต้น
ปัญหาเมื่อไม่มีการใช้งาน Log a note
การไม่ใช้งานการลงบันทึกบันทึก (Log a note) ในระบบ ERP อาจทำให้เกิดปัญหาหลายอย่างที่สามารถมีผลกระทบต่อองค์กรได้ดังนี้
- การไม่บันทึกบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรือการกระทำในระบบ ERP อาจทำให้ข้อมูลไม่ครบถ้วน นี่สามารถเป็นอุปสรรคสำคัญในกระบวนการการติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจ
- ทำให้ข้อมูลไม่มีประวัติที่สามารถใช้ในการวิเคราะห์และควบคุมความเป็นไปได้ การตรวจสอบประวัติและการแก้ไขข้อมูลที่ผิดพลาดอาจกลายเป็นภาระ
- อาจทำให้เกิดความไม่ควบคุมในการดำเนินการทางธุรกิจ หากไม่มีข้อมูลที่รองรับการติดตามและการควบคุมกระบวนการ องค์กรอาจไม่สามารถจัดการและปรับปรุงให้ดีขึ้น
- อาจทำให้เกิดความไม่ทันเหตุการณ์ โดยไม่สามารถตรวจสอบและรับทราบเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในระบบ ERP ทันเวลา ซึ่งอาจทำให้สูญเสียโอกาสหรือต้องดำเนินการแก้ไขภายหลังที่เกิดปัญหา
- อาจทำให้ข้อมูลเป็นความลับและไม่รับผิดชอบต่อการเปลี่ยนแปลง
- อาจทำให้ยากในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและกระบวนการ ซึ่งอาจเป็นปัญหาในการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการตรวจสอบ
ประโยชน์ของ Log a note บนระบบ ERP
การเล็งเก็บบันทึก (Log a note) ในระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นการบันทึกข้อมูลหรือข้อความเกี่ยวกับการกระทำหรือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในระบบ ERP หรือการจัดการข้อมูลทางธุรกิจ นี่คือบางประโยชน์ที่สำคัญของการล็งเก็บบันทึกในระบบ ERP
- การบันทึกบันทึกเหล่านี้ช่วยในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในระบบ ERP ซึ่งสามารถช่วยในการหาข้อมูลเกี่ยวกับการแก้ไขข้อมูลหรือการกระทำที่เกิดขึ้นในอดีต ที่สำคัญสำหรับการตรวจสอบและปรับปรุงระบบ
- การบันทึกบันทึกเหล่านี้ช่วยในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในระบบ ERP ซึ่งสามารถช่วยในการหาข้อมูลเกี่ยวกับการแก้ไขข้อมูลหรือการกระทำที่เกิดขึ้นในอดีต ที่สำคัญสำหรับการตรวจสอบและปรับปรุงระบบ
- การบันทึกบันทึกช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและการกระทำในระบบ ERP ด้วยการบันทึกบันทึกการเปลี่ยนแปลงและการอนุมัติ นี่สามารถช่วยลดความผิดพลาดและป้องกันการไม่ควรเป็น
- การบันทึกบันทึกช่วยในการสื่อสารระหว่างผู้ใช้และผู้ดูแลระบบ ERP เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรือปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งสามารถช่วยในการสร้างความควบคุมและความเข้าใจที่ดีกันระหว่างทีมงาน
- การบันทึกบันทึกช่วยในการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจและการปรับปรุงการทำงานขององค์กร โดยการระบุปัญหาและโอกาสที่สามารถปรับปรุงได้
- ช่วยในการสร้างรายงานที่มีความสอดคล้องและครบถ้วนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและการกระทำที่เกิดขึ้นในระบบ ERP
- ช่วยในการตรวจสอบความปลอดภัยของระบบ ERP โดยการระบุการเข้าถึงและการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
คุณสมบัติของ Log a note
เราสามารถบันทึก Log a note เพิ่มได้เองโดยไม่ต้องรอการอนุมัติ เช่น การบันทึกรายงานการโทรแจ้งหนี้แก่ลูกค้า ลูกค้าตอบรับอย่างไร ก็มาบันทึกไว้,การเปลี่ยนแปลงที่อยู่ของลกค้า ก็สามารถบันทึกแจ้งเตือนความทรงจำในส่วนนี้ได้เหมือนกัน หากมีผู้ใช้งานคนอื่นต้องการใช้งานในเอกสารนี้ ก็จะทราบข้อมูลที่เราบันทึกแจ้งไว้และได้ดำเนินงานต่อได้อย่างถูกต้องสมบูรณ์ตามขั้จตอนต่อไปนี้
- กดไปที่ปุ่ม Log a note ในหน้าโปรแกรมข้อมูจะไม่ส่งข้อความไปหาลูกค้า แต่จะแสดงให้เห็นแค่เพียงผู้ที่บันทึกเท่านั้น
ปุ่ม Log a note - ผู้บันทึกข้อมูลสามารถพิมพ์ข้อมูลที่ต้องการบันทึกลงไปในกล่องข้อความได้
- ผู้บันทึกสามารถกดเพิ่มไฟล์รูปหรือไฟล์เอกสารที่ต้องการ เพื่อแนบเป็นหลักฐานให้กับเอกสารต่างๆ ไว้ได้ที่ปุ่ม Attach a File
- กด Log a note เพื่อบันทึกข้อมูลหลังจากนั้นระบบก็จะแสดงข้อมูลที่เราบันทึกไว้บนสุด เพื่ออัพเดทรายการต่างๆ ที่่เกิดขึ้นเพื่อนร่วมงานที่เข้ามาก็จะเห็นข้อมูลเหล่านี้ด้วย ว่าเปลี่ยนแปลงอะไรยังไง
ตัวอย่างการบันทึก Log a note 
Log a note แสดงรายละเอียดข้อมูลที่ผู้บันทึกได้บันทึกลงไป
ดังนั้นการใช้งานการลงบันทึกบันทึกในระบบ ERP เป็นส่วนสำคัญในการบริหารจัดการและติดตามข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจ ที่สำคัญสำหรับการควบคุมความคลาดเคลื่อนและการดำเนินการที่มีประสิทธิภาพและการปรับปรุงระบบ ERP ให้ดียิ่งขึ้นต่อการใช้งานถ้าเพื่อนอยากดูข้อมูลเกี่ยวกับ ERP เพิ่มเติมสามารถอ่านต่อได้ที่ OpenERP - ระบบ ERP OpenSource หรือจะเป็นระบบ CRM สามารถอ่านต่อได้ที่นี่ CRM - PHP
