ทำความรู้จัก Google Documents

การพิมพ์งานเป็นส่วนหนึ่งที่หลายคนจำเป็นต้องใช้ โดยเฉพาะผู้ใช้คอมพิวเตอร์หรือโน๊ตบุ๊ค ตั้งแต่เด็กจนถึงวัยทำงาน สิ่งที่ใช้เป็นประจำคือการพิมพ์เอกสารหรือพิมพ์งาน โดยในอดีตหลายท่านจะต้องเสียเงินส่วนหนึ่งซื้อซอฟต์แวร์พิมพ์งาน อย่าง Microsoft Office ซึ่งจะมีโปรแกรมย่อยอย่าง Microsoft Word (ไมโครซอฟท์ เวิร์ด) โปรแกรมประมวลผลคำแบบพิเศษ, Microsoft Excel (ไมโครซอฟท์ เอ็กเซล) วิเคราะห์ คำนวณ และการจัดการข้อมูลในรูปแบบตาราง, Microsoft Powerpoint (ไมโครซอฟท์พาวเวอร์พ้อย) โปรแกรมนำเสนอข้อมูล มาใช้ในการทำงาน หรือโปรแกรมตระกูล iWork ของ Mac เป็นต้น แต่ปัจจุบันนี้คุณสามารถพิมพ์งานได้ฟรีๆ ไม่มีค่าใช้จ่าย ไม่ต้องติดตั้งบนคอม ใช้ได้ตลอดไป แค่พิมพ์ผ่านทางบนเบราว์เซอร์ และผ่านแอพ ซึ่งบริการนี้เติบโตอย่างมากคือ Google Documents จาก Google นั่นเอง

หลายๆคนรู้จัก Google Drive เนื่องจากไว้เก็บไฟล์ต่างๆในระบบ ซึ่งเป็นการเก็บไฟล์ที่สะดวก ใช้ง่าย และปลอดภัย รวมถึงสามารถเชื่อมต่อกับ Smartphones ในระบบ Android ได้อีกด้วย จึงทำให้หลายคนเลือกใช้ Google Drive ในการจัดเก็บไฟล์ต่างๆแบบออนไลน์ แต่ Google Drive ไม่ได้มีไว้เพื่อเก็บไฟล์เพียงอย่างเดียว ยังสามารถสร้างเอกสารต่างๆได้ ไม่ว่าจะเป็น Google Docs ใช้ด้านการพิมพ์งานต่างๆ Google Slides ใช้ในการนำเสนองาน Google Sheets ใช้ในการคิดคำนวณหรือทำตารางต่างๆ Google Drawings ใช้สำหรับวาดรูป แม้หน้าตาและรูปแบบเหมือนทาง Microsoft Office แต่ Google Documents เป็นรายแรกที่ให้บริการ Office บนเว็บไซต์ และสามารถใช้งานได้แบบฟรีๆ ไม่ต้องซื้อซอฟต์แวร์มาติดตั้ง ไม่ต้องดาวน์โหลดโปรแกรม ใช้งานได้ทันทีบนเว็บเบราว์เซอร์ เพียงแค่คุณมีบัญชี Google บัญชีเดียวก็สามารถใช้งานบริการ Google Documents ได้ สามารถสร้าง แก้ไขเอกสาร และคลิกเปิดอ่านเอกสารได้ทันที รวมทั้งสามารถแก้ไขเอกสารพร้อมกับเพื่อนๆ ในหน้าเอกสารเดียวกันได้ด้วย แม้อยู่คนละสถานที่กันก็ทำงานพร้อมกันได้ โดยไม่ต้องเสียเวลา save และส่งไฟล์ไปๆมาๆด้วย โดยเราจะเห็นหน้าจอเดียวกันว่า เราและเพื่อนๆกำลังพิมพ์อะไรอยู่ในเอกสารเดียวกัน รวมทั้งการแชร์เอกสารก็สะดวกโดยการส่งลิงค์ หรือแชร์กับเพื่อนๆภายในกลุ่มได้ทันที โดยไม่จำเป็นต้องบันทึกลงบนคอมพิวเตอร์ Harddisk  flashdrive  เลย เนื่องจาก Google จะบันทึกเอกสารให้อัตโนมัติใน Drive ของเราตลอดเวลาทีเราทำงาน

สิ่งที่ต้องมีก่อนการใช้งาน Google Documents
1. บัญชี Google Accounts
2. สำหรับผู้ใช้คอมพิวเตอร์ โน๊ตบุ๊ค ระบบปฏิบัติการ Windows, Mac OS X, Linux เป็นต้น ต้องมีเว็บเบราว์เซอร์ในการรันเว็บไซต์  Google Documents ด้วย เช่น Internet Explorer, Opera, Firefox, Safari นอกจากนี้ยังมี Chrome ซึ่ง  Chrome จะมีปลั๊กอินบางส่วนเข้ากับการทำงานของ Google Documents ได้
3. เชื่อต่ออินเตอร์เน็ต

ประโยชน์ของ บริษัท ในการทำบน Google Drive
1. ลดความซับซ้อนในการจัดเก็บไฟล์ข้อมูลเอกสาร
2. เอกสารนั้นๆ ก็จะจัดเก็บไว้ที่ Server ของ Google ซึ่งมีความปลอดภัยที่สูง
3. สามารถเข้าถึงไฟล์เอกสารของเราได้ทุกที่ ทุกเวลา
4. สามารถทำงานผ่านระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต
5. ง่ายต่อการใช้งาน เพราะเหมือนทำงานโดยใช้โปรแกรม Microsoft Office
6. สามารถแชร์ให้ผู้อื่นได้ โดยคนนั้นได้จำเป็นต้องดาวน์โหลดลงเครื่องคอมพิวเตอร์
7. ไม่จำเป็นตกพกอุปกรณ์สำหรับเก็บข้อมูล เช่น แฟลชไดร์ฟ
8. ลดการใช้กระดาษ เช่น อาจจะให้ทำงานผ่าน Google Drive

เรื่องที่เกี่ยวข้อง
1. Google Docs
2. Google Sheets
3. Google Slides
4. Google Drawings

อ้างอิงข้อมูล : www.it24hrs.com

อ้างอิงรูปภาพ : getmovil.com